Evidence zpracování osobních údajů

1. Jméno a kontaktní údaje správce a případného společného správce, zástupce správce a pověřence pro ochranu osobních údajů [článek 30 odst. 1 písm. a) GDPR]:

Správcem osobních údajů je příslušný podnikatelský subjekt identifikovaný svým IČO zadaným při registraci do webového informačního systému nebo spotřebitel provádějící lustraci v Centrální evidenci exekucí bez registrace.

Za zpracovatele: Sokordia, s.r.o., IČ 29190088 Kontakt: Mgr. Martin Šárfy, jednatel, Antonínská 18, 60200 Brno info@sokordia.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Mgr. Milan Kvasnica, advokát Kontakt: Na Úvoze 392, Bohumín-Záblatí milan@kvasnica.cz

2. Identifikace příslušných zpracování osobních údajů [článek 30 odst. 1 písm. b) GDPR] a 3. Proč (za jakým účelem) a na základě jakého právního titulu se osobní údaje v rámci zpracovávání zpracovávají [článek 30 odst. 1 písm. b) GDPR]?

Hosting informačního systému automatizovaně zpracovávajícího osobní údaje klientů společnosti (správců) v rámci následujících služeb:

1. Lustrace v CEE a jiných rejstřících Účel: Zprostředkování přístupu do veřejných databází. Titul: Výstupy z CEE a jiných rejstříků jsou veřejné ze zákona.

2. Hlídání katastru Účel: Typicky zajištění pohledávky Titul: Na základě úvěrové smlouvy mezi správcem a subjektem údajů.

3. Seznam osob insolvenci Účel: Veřejná služba umožňující zobrazit aktuální seznam osob v insolvenci. Titul: Oprávněný zájem třetí strany na ochraně jejího majetku.

4. Monitor insolvencí Účel: Přihlášení přihlášky pohledávky do insolvenčního řízení Titul: Oprávněný zájem třetí strany na ochraně jejího majetku.

5. Správa pohledávek Účel: Správa a vymáhání pohledávek Titul: Pohledávka, Smlouva o vymáhání pohledávek

6. Odesílání dopisů Účel: Předání dopisu České poště, a.s. Titul: Typicky odeslání předžalobní výzvy dle zákona

7. Hromadná soudní podání Účel: Soudní vymožení pohledávky Titul: Pohledávka (Typicky smlouva o postoupení pohledávek)

8. Advokátní spisy Účel: Výkon advokacie Titul: Smlouva o poskytování právních služeb se subjekty údajů a výkon právních povinností vyplývajících z předpisů upravujících výkon advokacie

9. Datové zprávy Účel: Komunikace s OVM Titul: Výkon podnikatelské činnosti správce a plnění zákonných povinností

10. Soudní judikatura Účel: Deanonymizace chybně anonymizovaných soudních rozhodnutí zveřejněných příslušným soudem Titul: Oprávněný zájem dotčených osob

11. Webové stránky bytových družstev Účel: Prezenrace družstva, pozvánka a zápisy z členských schůzí Titul: Zobrazování povinných údajů ze zákona

4. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány v rámci zpracování [článek 30 odst. 1 písm. c) GDPR]?

Databázový systém eviduje a informační systém umožňuje zpracovávat osobní údaje v následujícím rozsahu:

• Client - IČO, jméno/název, místo/sídlo podnikání, DIČ a ID schránky klienta

• Login - e-mailová adresa, heslo a telefonní číslo uživatele

• Person - subjekt údajů klienta: jméno, příjmení, tituly, pohlaví, datum narození, rodné číslo, IČ, DIČ, adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy, ID schránky, země, Facebook ID, další identifikátor

• Lustrace - identifikační údaje osoby, výstup z veřejného rejstříku

• Madluhy - telefonní číslo osoby (veřejnosti) provádějící lustraci v CEE

• Property - identifikace nemovitosti (dům), výpis z nahlizenidokn.cuzk.cz

• Notification - kopie insolvenčního rejstříku

• Invoice - výše dluhu osoby

• BankStatement - platby osoby

• DopisMessage - adresa příjemce

• DopisFile - vlastní text dopisu

• Epo - identifikační údaje žalovaného, právní skutečnost žaloby

• EpoAttachment - příslušné důkazy

• Project, ProjectPerson, ProjectEntry - případ, role osoby v případě, události případu

• IsdsMsgAttachment - texty datových zpráv

• Trial - údaje o soudních řízeních

• CoopDoc - dokumenty zveřejněné na webových stránkách klientů - bytových družstev

5. Z jakých zdrojů jsou osobní údaje získány [článek 30 odst. 1 písm. c) GDPR]?

Klienti, Exekutorská komora ČR, Slovenská komora exekútorov, úřední desky exekutorů, ČÚZK, min. spravedlnosti, min. vnitra, správní úřady, soudy, veřejné rejstříky, veřejně přístupné informace (např. internet)

6. Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny, včetně příjemců ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích:

• účetní společnost
• poskytovatelé internetových služeb
• poskytovatelé telekomunikačních služeb
• poskytovatelé poštovních služeb

Osobní údaje příjemcům ve třetích zemích ani v rámci mezinárodních organizací nezpřístupňujeme.

7. V jakém termínu a jak se osobní údaje likvidují [článek 30 odst. 1 písm. f) GDPR]?

U služby 1. Lustrace CEE automatizovaně, u služby 4. Správy pohledávek a 7. Advokátní spis automatizovaně dle nastavení, u ostatních služeb dle archivního a skartačního řádu klienta.

8. Jakým způsobem se osobní údaje aktualizují [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR]?

Informacemi od klientů či dalších zdrojů osobních údajů (CEE, ISIR,...)

9. Které listinné a elektronické evidence (spisovny, archivy, IT systémy, datová úložiště) provádějí zpracování [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR]?

Pro automatizované zpracování je používána elektornická evidence, vyvinuta pro potřeby společnosti na míru.

Pro potřeby účetní společnosti jsou faktury exportovány do standardního účetního systému Pohoda.

10. Je prostředí společnosti pravidelně bezpečnostně testováno (zejm. IT systémy)? Interně nebo externími konzultanty? [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR].

Systém je průběžně bezpečnostně testován externí bezpečnostní agenturou a pravidelně interně dle doporučení Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost ČR.

11. Jak je zajištěna bezpečnost předání dat při klientské komunikaci [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR]?

Komunikace s klienty probíhá výlučně přes webové rozhraní zajištěné důvěryhodným HTTPS certifikátem.

Klient při přihlašování do systému uvádí své heslo, které musí odpovídat technickým doporučením na složitost hesla.

12. Jak je zajištěna bezpečnost sdílení dat s externími subjekty? Mají všichni externí dodavatelé, zpracovávající osobní údaje, uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, poskytující odpovídající záruky ochrany [článek 30 odst. 1 písm. g) ve spojení s článkem 28 GDPR]?

Bezpečnost sdílení dat je zajištěna pomocí důvěryhodných HTTPS nebo SSH certifikátů a systémem hesel.

S externími dodavateli jsou uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů, poskytující odpovídající záruky ochrany, a to buď v písemné podobě nebo v podobě odsouhlasených zveřejněných obchodních podmínek pro používání jejich služeb.

Seznam dodavatelů:

• Sokordia, s.r.o., DIČ CZ29190088 (licencování software, marketing)
• Sokordia, s.r.o., DIČ SK2120166686 (licencování software, marketing)
• účetní společnost (zajištění účetních služeb)
• Exekutorská komora ČR (přístup do Centrální evidence exekucí)
• Slovenská komora exekútorov (přístup do Centrálneho registra exekúcií)
• Web4U, s.r.o., DIČ CZ26058774 (služba hostingu serverů)
• Google Ireland Limited, DIČ: IE6388047V (služba Cloud Storage)
• Google (služby Google AdWords, Google Analytics)
• Seznam, a.s. (služba Seznam Sklik)
• Česká pošta, s.p., DIČ CZ47114983 (služba odesílání poštovních zásilek)
• Interactive Marketing, s.r.o., DIČ CZ24814075 (služba odesílání SMS)
• SmartLook, s.r.o. (služba zaznamenání činnosti uživatele pro řešení tech. problémů)
• další na vyžádání

Jiným externím dodavatelům společnost v tuto chvíli osobní údaje nezpřístupňuje.

13. Je zajištěna nevratná likvidace dat v rámci databázového systému [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR]?

Ano, data jsou likvidována, nejen deaktivována.

14. Je k dispozici procedura k určení práv subjektů údajů a jejich výkon s ohledem na jejich data, která jsou zpracovávána v rámci zpracování?

Ano, umožňujeme každému podat žádost např. e-mailem, žádosti vyřizujeme v předepsaných lhůtách, typicky do 1 dne.

15. Poskytují se oprávněným subjektům údajů předepsané informace?

Ano, informace poskytujeme následující formou:

• na našem webu
• ve smlouvě s klienty
• v odpovědích na žádosti subjektů údajů

16. Zabraňují nasazené technické prostředky a uplatňovaná organizační opatření nahodilému anebo neoprávněnému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zcizení, zneužití, zničení nebo ztrátě [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR]?

Ano, uplatňujeme zejména následující opatření:

• přístup k datům je možný pouze přes administrační konzoli nebo uživatelské webové rozhraní

• data jsou uložena v databázovém úložišti nedostupném z internetu

• data jsou uložena v serverovně poskytovatele internetových služeb nacházejícím se v budově v rámci EÚ s kamerovým systémem a fyzickou ostrahou.

• přístup k datům klientů je omezen na minimální možný okruh osob

• pracovní počítače společnosti jsou zabezpečeny hesly s daty ukládanými na šifrovaný disk

• technickým řešením je zajištěno, že k žádným datům klienta nemají přístup jiní klienti

• komunikace se systémem probíhá pomocí zabezpečeného protokolu HTTPS či SSH využívající důvěryhodný certifikát a systém hesel

• ve stejném zabezpečeném režimu má přístup k účetním informacím externí účetní společnost

• zálohy dat jsou chráněny heslem

17. Jsou zpracovávané osobní údaje přenášeny do zahraničí nebo jsou přístupné ze zahraničí [článek 30 odst. 1 písm. e) GDPR]?

Kromě veřejné služby Lustrace v CEE či jiných rejstřících nejsou osobní údaje přenášeny do zahraničí.

Klienti - podnikatelské subjekty jsou povinni při registraci zadat IČO z ČR nebo SR.

18. Jsou pracovníci, mající přístup k osobním údajům v rámci zpracování osobních údajů, proškoleni? Mají tito pracovníci ve svých smlouvách sjednánu povinnost mlčenlivosti ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům [článek 30 odst. 1 písm. g) GDPR]?

Společnost v tuto chvíli zajišťuje automatizované zpracování osobních údajů v režimu s přístupem k osobním údajům klientů výlučně prostřednictvím jejího jednatele.

Externí obchodní zastoupení či externí školitelé systému nemají k osobním údajům přístup, ve smlouvách však jsou zavázaní k mlčenlivosti pro případ nahodilého přístupu k datům klienta.

Za správnost: Mgr. Martin Šárfy

12.1. Správce přijme vhodná opatření, aby poskytl subjektu údajů stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných a jednoduchých jazykových prostředků veškeré informace uvedené v článcích 13 a 14 a učinil veškerá sdělení podle článků 15 až 22 a 34 o zpracování

1. spravce
2. spravce
3. Právo subjektu údajů na přístup k osobním údajům 15.1. od správce přístup k OÚ a informaci: účel, kategorie, plánovaná doba, zdroj OÚ,

15.1. Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím: 16. Právo na opravu 17. Právo na výmaz („právo být zapomenut“) a) už nejsou potřebné (dodelat smazání v lustracích!), ... 17.3. není nutné mazat, pokud je zpracování nezbytné pro 17.3.a) pro výkon práva na svobodu projevu a informace; 17.3.e) pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. (posouzení úvěruschopnosti)

1. Právo na přenositelnost údajů: právo získat údaje, jež poskytl správci

23.1. GDPR může být omezeno zákonem ČR, pokud jde o ochranu práv druhých.

30.2.a) Zpracovatel vede seznam správců (klientů) 30.2.d) Popis technických bezpečnostních opatření dle 32.1. 32.1. 37.7. Správce nebo zpracovatel zveřejní kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů a sdělí je dozorovému úřadu.

83.2. Výše pokuty závisí na a) povaha, závažnost a délka trvání porušení b) zda k porušení došlo úmyslně nebo z nedbalosti

© 2026 Sokordia, s.r.o. All rights reserved. Confidential — internal document, not for external distribution without prior written consent of Sokordia, s.r.o.