Případ – Hromadné funkce

iSpis Případy – Hromadné funkce

Tato sekce detailněji popisuje službu iSpis Případ se zřetelem na její rozšířené, hromadné, dávkové, či jiné speciální funkce.

  1. Evidence a import případů
  2. Evidence osob
  3. Šablony dokumentů a jejich nastavení
  4. Hromadný import případů, pohledávek a plateb
  5. Šablonové zasílání zpráv osobám
  6. Automatizace vymáhání pohledávek

Komplexní systémová dokumentace pro nastazení ve větších společnostech, z pohledu systémových integrátorů je popsána v Dokumentaci.

1. Evidence a import případů

Základem evidence je tzv. případ, který je charakterizován:
RefNo:
Jednoznačný identifikátor. Číslo nebo spisová značka případu.
Skupina:
Skupina, do které případ patří. Skupina je krátký kód např. klienta nebo typu případu. Skupina určuje některé výchozí údaje.
Kategorie:
Kategorie určuje business doménu případu (advokátní spis, inkaso, dražba,...). Kategorie ovlivňuje chování případu.
Stav:
Kategorie určuje možné stavy případu.
Osoby:
U případu je možné evidovat jednu nebo více osob. U osoby je nutné zadat její vztah k případu.
Údaje:
U případu je možno evidovat další údaje. Sada údajů, které je možné evidovat, závisí na kategorii případu. Výchozí hodnoty jsou definovány u skupiny. Údajem je dvojice název údaje a jeho (textová) hodnota.
Pohledávky:
U pohledávky je možné evidovat množinu pohledávek (dluh, fakturu,...)
Řízení:
U případu je možné evidovat soudní nebo exekuční řízení (advokát, insolvenční správce, exekutor).
Datové zprávy:
Dle spisové značky u datové zprávy se příchozí datové zprávy automaticky zatřizují k případům.
Události:
Chronologická posloupnost událostí, kdy událost může mít následující typ:
  • Poznámka -- volná textová poznámka.
  • Úkol -- úkol má popis, termín a řešitele. V případě, že je vyplněno Místo, jde o schůzku. V případě, že vyplněn Výsledek, je úkol vyřešen.
  • Úkon -- evidence práce zadaného množství na případu.
  • Dokument -- možnost uložit k případu dokument.
  • Zpráva -- přes systém iSpis.cz odeslané dopisy, e-maily nebo SMS týkající se případu.

Agendy Osoby, Řízení a Datové zprávy mají i vlastní službu a je možné je používat i nezávisle na službě Případ.

2. Evidence osob

V rámci systému iSpis.cz jsou všechny osoby evidovány centrálně, vždy jen jednou, nezávisle na službě, ve které byly uvedeny.

U osoby je možno evidovat její osobní údaje (u FO), IČ, název, DIČ u společností, poznámku o osobě a její adresy -- kontaktní údaje:

Hlavní adresa:
Poštovní adresa, na kterou se budou zasílat poštovní dopisy, je-li vyplněna.
Sídlo/Místo:
Adresa sídla nebo místa podnikání. Není-li vyplněna hlavní adresa, budou se dopisy zasílat na tuto adresu.
Další adresa:
Evidence další adresy, která však systémem pro odesílání není využita.
E-mail, ISDS:
E-mailová adresa, případně i ID datové schránky osoby (např. úřadu).
Telefon:
Telefonní číslo s předvolbou +420 pro zasílání SMS. Je možno uvést více čísel -- SMS je pak zaslána na všechna mobilní čísla.
Web, Další ID:
Další, systémem nevyužity poznámky.

Osoby je možné spravovat jednotlivě nebo je možné je do systému nahrát i hromadně pomocí služby iSpis.cz Osoba

Všechny osoby jsou denně hlídány v insolvenčním rejstříku a dalších interních rejstřících pomocí služby iSpis.cz Insolvence. Na kartě osoby lze přes sekci Lustrace osobu vylustrovat v zadaném rejstříku, případně se zde zobrazují všechny provedené lustrace této osoby.

3. Šablony dokumentů a jejich nastavení

Pro zjednodušení tvorby opakovaných dokumentů je možné využít službu iSpis.cz Dokumenty (Dopis). Dokument je šablona a její nastavení. Šablona je běžný soubor jednoho z následujících formátů: DOCX, ODT, HTML, TXT. (Formát DOC není podporován, pouze DOCX -- jeho XML varianta). Nastavení šablony udává, jakou metodou je možno dokument touto šablonou vygenerovaný zasílat, přičemž možnosti jsou následující:

Email
Zasílání e-mailem. Výchozí pro HTML šablony. Lze nastavit předmět šablony. Odesílatelem je přihlašovací e-mail uživatele.
SMS
Zasílání SMS na mobilní telefon. Výchozí pro TXT šablony. Odesílatelem je, není-li domluveno jinak, servisní číslo společnosti Sokordia, s.r.o.
Pošta
Zasílání prostřednictvím tzv. hybridní pošty. Výchozí pro DOCX šablony. Odesílatelem je fakturační adresa uživatele.
Datová zpráva
Zasílání datové zprávy přes ISDS. Možno nastavit Věc:, Naše zn., Vaše zn.
V šabloně lze používat tzv. personifikaci -- proměnlivá pole, jako např. jméno, adresa, variabilní symbol, výše dluhu apod. Více informací.

U šablon obsahujících výzvy k platbě lze určit, ke kterému dni relativně k datu splatnosti se šablona vztahuje. Je dále možné nastavit, které kategorie případů a v jakých stavech se má tato výzva uplatnit. Tím je určen tzv. Plán výzev (viz níž). Dále je u výzvy možnost jejího zpoplatnění -- vygenerování pohledávky za osobou v zadané výši se zadaným popisem při odesílání dokumentu.

4. Hromadný import případů, pohledávek a plateb

Případy je možno vytvářet jednotlivě ručně nebo je možné je importovat hromadně pomocí MS Excel tabulky.

Případy se hromadně nahrávají pomocí tlačítka [ Skupina případů… ]. Při hromadném nahrávání se případy automaticky zatřídí do tzv. skupiny. Je potřeba zadat jednoduchý identifikátor skupiny -- krátký kód, např. zkratka klienta, typ případů apod, a její popis.

Vkládaná MS Excel tabulka by měla obsahovat následující sloupce (některé se stejnou hodnotou na všech řádcích):

RefNo
Jednoznačný identifikátor případu ve tvaru Číslo nebo Číslo/Ročník. Povinné pole.
Kategorie
Doména (business-logika) případu. Např. pro inkaso pohledávek vždy “Inkaso”.
Stav
Výchozí stav případu, množiny stavů závisí na kategorii, např. u kategorie “Inkaso” stav “MimoSoud”, “Kalendář” apod.
Vztah
U případu je možno evidovat jednu nebo více osob s různým vztahem k případu. U “Inkaso” vždy “Povinný”
CeleJmeno
Osobní jméno a příjmení, včetně případných titulů.
RC
Rodné číslo, v libovolném formátu.
Ulice, PSC, Obec
Hlavní adresa osoby.
Email, Telefon
E-mail, telefonní číslo.
Při importu se automaticky vytváří i zadaná osoba, pokud ještě neexistuje. Pro přesnější popis možných údajů importovaných k osobě viz sekce iSpis.cz Osoba. Tabulka může obsahovat i další sloupce, které se zapíšou do části Údaje případu. Po importu případů je při inkasu pohledávek potřeba naimportovat zvlášť pohledávky přes sekci iSpis.cz Pohledávka, tlačítko [ Nahrát pohledávky ]. Slouží k tomu obdobná tabulka jako u Případů, nicméně sloupce by měly být:
RefNo
Číslo případu, ke kterému pohledávka patří.
VS
Variabilní symbol pohledávky.
Splatnost
Datum splatnosti pohledávky.
Částka
Jistina dluhu.
Uhrazeno
Už uhrazená částka. Nepovinné.
Ostatní sloupce tabulky jsou ignorovány. Stejnou tabulku, ale bez Splatnost a Částka, lze použít pro import příchozích plateb pomocí tlačítka [ Nahrát platby... ].

5. Šablonové zasílání zpráv osobám

Osobám evidovaným u případů lze jednoduše zasílat zprávy. Zprávou je myšlen e-mail, SMS, datová zpráva nebo poštovní dopis. Text zprávy je možno napsat vždy jednotlivě ručně nebo je možno použít předem uložené šablony.

Zprávu lze vytvořit tlačítkem [ Nová zpráva ]. Po volbě metody odeslání a adresy příjemce přes výběr Komu: lze zvolit šablonu, podle které se má vygenerovat text zprávy. U e-mailu lze zadat předmět, u poštovního dopisu způsob doručení, u datové zprávy další pole, případně lze přiložit přílohy.

V textu šablony lze použít údaje (personifikaci) z případu. Ta se vkládá “žlutým” zvýrazněním části textu, kdy text určuje, jaký údaj se má dosadit. Kompletní sadu možných výrazů případu lze zobrazit kliknutím u Událostí případu na typ Odeslat a odkaz Datové prvky. Konkrétní způsob zvýraznění se liší dle formátu šablony:

DOCX
Pomocí tlačítka Zvýraznit v MS Word
HTML
Obalením výrazu do značky <mark>, např. Vážený/á <mark>Povinný.CeléJméno</mark>!
TXT
Zápisem textu do složených závorek, např. Váš dluh je {Dluh.Jistina} Kč

Pokud je u šablony vyplněno, kdy vzhledem k datu splatnosti se má šablona odeslat, je toho využito v tzv. plánu výzev. Ten lze zobrazit u služby iSpis.cz Pohledávky přes odkaz Plán výzev. Pro zadané datum se zobrazí, jaké výzvy by se měly ten den odeslat. Kliknutím na ně je možné výzvu odeslat.

6. Automatizace vymáhání pohledávek

Pro automatizaci vymáhání pohledávek je vhodné je nejdříve nahrát do systému pomocí MS Excel tablky - viz část Skupina - hromadný import případů v dokumentaci.

Následně je potřeba vytvořit znění jednotlivých upomínek (e-mailů, SMS či poštovních dopisů), a to pomocí Dokumenty - Správce šablon. V nastavení šablony je potřeba vyplnit volbu "zasílat automaticky".

Import plateb je možný buď pomocí tabulky se sloupci RefNo, VS, Splatnost, Částka přes Pohledávky - Nahrát - Nahrát platby nebo Vám můžeme zprovoznit přímou komunikaci s bankou - pro podrobnosti nás prosím kontaktujte.

Splátkové kalendáře jde nastavovat po vytvoření pohledávky u případu pomocí tlačítka Splátkový kalendář nebo i hromadně zadáním v MS Excel tabulce. Systém pak hlídá úhrady jednotlivých splátek a na případy po splatnosti Vás e-mailem upozorní.