Případ – Rychlý start

Videoukázka: Převzetí spisu, předžalobní upomínka, podání e-PR, návrhu na exekuci, fakturace klienta.

1. Registrace a nastavení

Pro používání služby iSpis je potřeba se nejdřív zaregistrovat pomocí tlačítka vpravo nahoře.

Po registraci se Vám v levé části zobrazí nabídka všech funkcí, vpravo nahoře je pak odkaz Nastavení, přes které můžete:

  • Přidat přístup dalším uživatelům, např. koncipientům.
  • Nastavit číslo Vašeho bankovního účtu, který se má zobrazovat na fakturách vystavovaných Vašim klientům.
  • Povolit přístup k datové schránce pro příjem a odesílání datových zpráv.
  • Zapnout archivaci zpráv na serveru (ve výchozím nastavení nejsou ukládány).
  • Zvolit formát číslování spisů a oblíbeného (výchozího) exekutora.
  • a další...

Pro aktivaci služby Případ je potřeba si ji aktivovat v sekci Ceník.

Dále doporučujeme nastavit si službu Email, která je zdarma a slouží k přeposílání datových zpráv do Outlooku (či jiného klienta).

2. Vytvoření případu

Hned po registraci v systému můžete zakládat nové případy.

Pro vytvoření nového případu klikněte na [ Nový případ ] a buď zadejte jeho spisovou značku (Číslo) nebo použijte tlačítko [ Nové ] pro přidělení další spisové značky (čísla) v řadě.

Případy si můžete rozdělit do skupiny (např. dle agendy, klienta apod) přes stránku Přehled. Případy můžete také označovat pomocí štítků, seznam štítku lze zadat v Nastavení - Případ.

K případu následně zadáme osoby, které v případu figurují. V části Osoby klikneme na Přidat a zvolíme vztah osoby k případu (roli, např. žalobce, žalovaný, apod.) a klikneme na [ Nová ].

Pokud známe IČ osoby, kliknutím na [ Dohledat ] budou údaje budou dohledány ve veřejných rejstřících (RŽP, ObchR, ARES, SeznamOVM,...).

Pro další komunikaci s osobou je vhodné zadat také její e-mailovou a poštovní adresu (do pole Adresy - Hlavní). Adresu zadávejte ve tvaru "ulice číslo, psč obec", např. "Antonínská 18, 60200 Brno".

Je také vhodné přidat údaj o právním zástupci protistrany, což se bude hodit při vytváření nových dokumentů pomocí šablon, kde se pak údaj o zástupci vyplní automaticky.

Ověřte si, zda není protistrana v exekuci. V detailu osoby stačí kliknout na Lustrace a zvolit CEE!

Přidaná osoba je v systému zaevidována v seznamu osob Osoba. U nových případů, kde figuruje stejná osoba pak stačí kliknout na Přidat, po volbě vztahu osoby zadat začátek jejího příjmení či názvu a vybrat osobu z nabídnutého seznamu.

Také je možné, že osobu už v systému máte zavedenou automaticky - pokud používáte službu Datovka či Email, jsou osoby automaticky vytahovány z datových zpráv (role ISDS).

3. Řízení a datové zprávy

U případu je možné si poznačit spisové značky soudních, insolvenčních či exekučních řízení týkajících se případu. Systém pak sám pravidelně dohledává jejich stav na webu InfoSoud.Justice.cz nebo z databáze ISIR.

Na změny v řízení, včetně nařízených jednání, Vás iSpis bude upozorňovat e-mailem!

Řízení k případu přidáte pomocí [ Přidat ] v sekci Řízení – zadejte soud, spisovou značku a řízení uložte. Kliknutím na Stav v přehledu řízení se dostanete na detail řízení na portálu InfoSoud.Justice.cz. Viz také služba Řízení.

Při používání služby Datovka díky zápisu spisové značky k případu budou datové zprávy k příslušným případům zatřizovány automaticky. U zpráv, kde zatřízení neproběhne automaticky, můžete zprávu zatřídit zadáním spisové značky případu v detailu zprávy.

4. Šablony dokumentů

Systém umožňuje vytvářet dokumenty pomocí tzv. šablon, které umožnují na jedno kliknutí vytvořit dokument s nadepsanými veškerými údaji, typicky kdo je příjemce, žalobce, žalovaný, jejich zástupci, spisové značky apod.

Místo obvyklého pracného překopírovávání těchto údajů z jiných dokumentů si tím výrazně ulehčíte práci a zredukujete množství překlepů na minimum!

Při vytváření zprávy je na výběr několik ukázkových šablon, které si můžete přes menu Dopis - Správce šablon upravit na míru, případně si můžete vytvořit i další šablony.

Do textu šablony lze vkládat konkrétní hodnoty z případu tak, že zapíšete název pole, které se má vložit a tento název žlutě zvýrazníte, např. Žalobce.Název. Místo něj se pak dosadí konkrétní hodnota z případu. Ukázku všech polí, které takto do šablon lze vkládat, je možné zobrazit pomocí Přidat - Údaje - [ Datové prvky ].

Vytvořte si jednu šablonu a uvidíte, kolik vašeho drahocenného času vám pak ušetří!

5. Zasílání dokumentů

Ze systému můžete jednoduše odesílat e-maily, datové zprávy, SMS a také poštovní dopisy.

Pro odesílání e-mailů musí mít osoba, které píšete, vyplněn e-mail (odesílatelem e-mailu bude e-mailová adresa, pod kterou jste registrován), pro psaní datových zpráv musíte mít aktivovanou službu Datovka (odesílá se z Vaší datové schránky) a pro odesílání SMS musí mít osoba vyplněno mobilní telefonní číslo (odesílá se z vyhrazeného telefonního čísla společnosti Sokordia, s.r.o.).

Odesílání poštovních dopisů funguje tak, že je dokument převeden na PDF soubor a prostřednictvím online služeb České pošty, a.s. je Českou poštou barevně vytištěn, vložen do obálky a odeslán. Je možno takto odesílat obyčejně nebo doporučene, s dodejkou nebo bez. U doporučených psaní máte po odeslání možnost v detailu Události stáhnout podací lístek v PDF formátě (generováno Českou poštou). Více informací o službě viz také Dopis.

6. Fakturace klientům

Neméně důležitá je funkcionalita vystavování faktur Vašim klientům.

U případů je možno evidovat úkony, ze kterých je pak průběžně možné vystavovat daňové doklady či EET stvrzenky. Ty je možné jednoduše na kliknutí zasílat např. e-mailem.

Pro další informace viz také podrobný popis služby Účetnictví.

7. Často kladené dotazy

Kde jsou uložená data?
Data jsou zabezpečeně uložena na serveru iSpis.cz, čili k provozu nepotřebujete vlastní server ani nemusíte řešit žádné aktualizace softwaru. Ke svým spisům můžete přistupovat odkudkoliv, stačí Vám internetový prohlížeč.
Je služba zaměřená na správu pohledávek?
Nikoliv, službu jde využívat pro generální advokátní agendu - kromě podpory pro e-PR je možné např. jednoduše převádět nemovitosti nebo si můžete např. připravit vlastní šablony, které ve své advokátní praxi používáte.
Je služba propojená s Centrální evidenci exekucí?
Ano, můžete používat buď službu Lustrace samostatně nebo můžete dotaz do CEE provést přes Případy přes detail osoby, kde se zobrazuje i historie všech Vaších lustrací osoby. Např. před zahájením soudního sporu doporučujeme žalovaného ověřit v CEE jako službu klientovi.
Je služba propojená s jinými rejstříky?
Ano, kupříkladu s insolvenčním rejstříkem (upozorňování na insolvence, viz odkaz), obchodním rejstříkem / RŽP / ARESem (dohledávání detailů PO a OSVČ přes IČO), infosoudem (upozorňování na změny stavů soudních řízení), katastrem (evidování nemovitostí a hlídání změn ve výpisu) a mnohými dalšími.
Jde přes iSpis odesílat dopisy?
Ano, hned po nabití kreditu (např. 50 Kč) můžete dopis odeslat, a to buď samostatně službou Dopis nebo rovnou přes případ pomocí tlačítka Nová zpráva. U doporučených dopisů budete mít u případu uložen podací lístek od České pošty jako PDF soubor.
Je služba propojena s mojí datovou schránkou?
Pro plnohodnotné využívání doporučujeme aktivovat si službu Datovka a službu E-mail, pokud je ještě nemáte. Jsou to služby zdarma a datové zprávy se Vám tak budou hned zatřizovat k případům, odkud na ně můžete i jednoduše odpovídat (např. použitím vlastních šablon).
Co je v ceně služby Případy?
V ceně služby je vše, co potřebujete pro elektronickou evidenci spisů, viz také podrobný ceník. Naopak v ceně není např. cena za dotaz do CEE, hromadné e-PR, poštovné apod. K plnému využívání služeb proto doporučujeme trochu si nabít kredit, ale není to nutné.
Jak dál postupovat?
Stačí se do iSpisu , službu si aktivovat a hned ji můžete začít používat.