1. Vytvoření případu

Hned po registraci v systému můžete zakládat nové případy.

Pro vytvoření nového případu klikněte na [ Nový případ ] a buď zadejte jeho spisovou značku (Číslo) nebo použijte tlačítko [ Nové ] pro přidělení další spisové značky (čísla) v řadě. Zda používáte pořadová čísla nebo spisové značky můžete nastavit v sekci Nastavení - Advokát.

K případu následně zadáme osoby, které v případu figurují. V části Osoby klikneme na Přidat a zvolíme vztah osoby k případu (roli, např. žalobce, žalovaný, apod.) a klikneme na [ Nová ].

Pokud známe IČ osoby, kliknutím na [ Dohledat ] budou údaje budou dohledány ve veřejných rejstřících (RŽP, ObchR, ARES, SeznamOVM,...).

Pro další komunikaci s osobou je vhodné zadat také její e-mailovou a poštovní adresu (do pole Adresy - Hlavní). Adresu zadávejte ve tvaru "ulice číslo, psč obec", např. "Antonínská 18, 60200 Brno".

Je také vhodné přidat údaj o právním zástupci protistrany, což se bude hodit při vytváření nových dokumentů pomocí šablon, kde se pak údaj o zástupci vyplní automaticky.

Ověřte si, zda není protistrana v exekuci. V detailu osoby stačí kliknout na Lustrace a zvolit CEE!

Přidaná osoba je v systému zaevidována v seznamu osob Osoba. U nových případů, kde figuruje stejná osoba pak stačí kliknout na Přidat, po volbě vztahu osoby zadat začátek jejího příjmení či názvu a vybrat osobu z nabídnutého seznamu.

Také je možné, že osobu už v systému máte zavedenou automaticky - pokud používáte službu Datovka či Email, jsou osoby automaticky vytahovány z datových zpráv (role ISDS).

2. Řízení a datové zprávy

U případu je možné si poznačit spisové značky soudních, insolvenčních či exekučních řízení týkajících se případu. Systém pak sám pravidelně dohledává jejich stav na webu InfoSoud.Justice.cz nebo z databáze ISIR.

Na změny v řízení, včetně nařízených jednání, Vás iSpis bude upozorňovat e-mailem!

Řízení k případu přidáte pomocí [ Přidat ] v sekci Řízení – zadejte soud, spisovou značku a řízení uložte. Kliknutím na Stav v přehledu řízení se dostanete na detail řízení na portálu InfoSoud.Justice.cz. Viz také služba Řízení.

Při používání služby Datovka díky zápisu spisové značky k případu budou datové zprávy k příslušným případům zatřizovány automaticky. U zpráv, kde zatřízení neproběhne automaticky, můžete zprávu zatřídit zadáním spisové značky případu v detailu zprávy.

3. Šablony dokumentů

Systém umožňuje vytvářet dokumenty pomocí tzv. šablon, které umožnují na jedno kliknutí vytvořit dokument s nadepsanými veškerými údaji, typicky kdo je příjemce, žalobce, žalovaný, jejich zástupci, spisové značky apod.

Místo obvyklého pracného překopírovávání těchto údajů z jiných dokumentů si tím výrazně ulehčíte práci a zredukujete množství překlepů na minimum!

Při vytváření zprávy je na výběr několik ukázkových šablon, které si můžete přes menu Dopis - Správce šablon upravit na míru, případně si můžete vytvořit i další šablony.

Do textu šablony lze vkládat konkrétní hodnoty z případu tak, že zapíšete název pole, které se má vložit a tento název žlutě zvýrazníte, např. Žalobce.Název. Místo něj se pak dosadí konkrétní hodnota z případu. Ukázku všech polí, které takto do šablon lze vkládat, je možné zobrazit pomocí Přidat - Údaje - [ Datové prvky ].

Vytvořte si jednu šablonu a uvidíte, kolik vašeho drahocenného času vám pak ušetří!

4. Zasílání dokumentů

Ze systému můžete jednoduše odesílat e-maily, datové zprávy, SMS a také poštovní dopisy.

Pro odesílání e-mailů musí mít osoba, které píšete, vyplněn e-mail (odesílatelem e-mailu bude e-mailová adresa, pod kterou jste registrován), pro psaní datových zpráv musíte mít aktivovanou službu Datovka (odesílá se z Vaší datové schránky) a pro odesílání SMS musí mít osoba vyplněno mobilní telefonní číslo (odesílá se z vyhrazeného telefonního čísla společnosti Sokordia, s.r.o.).

Odesílání poštovních dopisů funguje tak, že je dokument převeden na PDF soubor a prostřednictvím online služeb České pošty, a.s. je Českou poštou barevně vytištěn, vložen do obálky a odeslán. Je možno takto odesílat obyčejně nebo doporučene, s dodejkou nebo bez. U doporučených psaní máte po odeslání možnost v detailu Události stáhnout podací lístek v PDF formátě (generováno Českou poštou). Více informací o službě viz také Dopis.

5. Fakturace klientům

Neméně důležitá je funkcionalita vystavování faktur Vašim klientům.

U případů je možno evidovat úkony, ze kterých je pak průběžně možné vystavovat daňové doklady či EET stvrzenky. Ty je možné jednoduše na kliknutí zasílat např. e-mailem.

Pro další informace viz také podrobný popis služby Účetnictví.