Advokátní spis - Vlastnosti

Základní funkcí je evidence a správa spisů, klientů, protistran, či dalších osob případu.

Spisy si můžete třídit do skupin, dávat jim štítky či evidovat jejich stav.

Kromě toho je u případu možné evidovat dokumenty, poznámky, úkoly, úkony, náklady, e-maily, odeslané a přijaté dopisy, datové zprávy, soudní řízení, nemovitosti, pohledávky, přijaté platby,...

Prostě vše, co s chodem kanceláře souvisí, a to zcela intuitivně a vždy na dosah ruky.

Pro běžné dokumenty si můžete vytvořit šablony, do kterých jednoduše zaznačíte místa, na které se mají vložit konkrétní hodnoty ze spisu.

Snadno pak na jediné kliknutí vygenerujete kompletní dokument obsahující označení smluvních stran či další údaje ze spisu.

Je možné vytvářet i složitější šablony obsahující podmínky (různou formulaci podle údajů v případu), základní matematické výrazy (např. sčítání částek), cykly (opakovatelné části) apod.

Několik dokumentů je navíc v systému předpřipraveno a můžete je hned používat.

Vygenerované dokumenty můžete z iSpisu rovnou odeslat - systém je napojen na DopisOnline České pošty, která zaslané PDF barevně vytiskne, vloží do obálky a vyexpeduje.

U doporučených dopisů je Vám vráceno PDF s podacím lístkem, které je rovnou založené ve spisu.

Takové PDF lze pak přiložit např. k e-PR žalobě či jinému soudnímu podání.

Cena služby je odečtena z kreditu, přičemž cena se skládá jak z vlastního poštovného, papíru, barevného tisku, obálky a práce, viz také ceník služby Dopis.

Odpadají tak starosti s tiskárnou, inkoustem a zejména cesta na poštu...

Další službu iSpisu je lustrace v Centrální evidenci exekucí Exekutorské komory ČR či v jiných rejstřících.

Díky našemu hromadnému přístupu tak můžete exekuce kontrolovat levněji a pohodlněji, než nabízí samotná exekutorská komora!

Lustrace lze provádět buď samostatně zadáním do formuláře, hromadně pomocí MS Excel tabulky nebo přímo ze spisu kliknutím v detailu osoby.

Kromě ověřování exekucí je možné lustrovat i v dalších rejstřících, jako například:

  • Insolvenční registr - Zjištění, zda není osoba v insolvenci, ať už v roli dlužníka či věřitele.
  • Jednání – databáze soudních sporů právnických osob - Zjištění, v jakých soudních sporech osoba figuruje právnická osoba jako účastník jednání (u FO pouze omezeně).
  • OsobaČÚZK – Levné ověření, zda osoba má či nemá nemovitost

Kompletní přehled dostupných rejstříků viz služba Lustrace.

Veškeré provedené lustrace (včetně CEE) se uchovávají v historii lustrací v detailu osoby.

U případu se přehledně zobrazuje jeho vývoj na časové ose.

Do "událostí" případu se zapisují:

  • zapsané poznámky či úkoly
  • odeslané a přijaté zprávy (e-maily, dopisy, datovky)
  • náklady či jiné položky, které budete fakturovat ("úkony")
  • odeslané e-PR podání (včetně č.ú. a VS pro úhradu SOP)
  • jiné nahrané soubory
  • ale také např. záznam o provedeném telefonátu
  • a mnoho dalšího...

Události, které ještě budou vyžadovat vaši pozornost, se kromě časové osy případu zobrazují v "Inboxu", a to souhrnně vytažené ze všech případů.

Veškerá práce, kterou je nutné vykonat, se soustřeďuje souhrnně do jednoho místa - Inboxu.

V Inboxu hned vidíte nevyřízené úkoly z případů, nové datové zprávy, příchozí e-maily, došlá pošta, dopisy k odeslání, soudní jednání, příchozí platby apod.

Úkoly, které nelze nebo není nutné hned vyřídit, je možné "posunout" a opět se objeví až ve správný čas.

Úkoly je také možno přiřazovat konkrétním zaměstnancům, kteří jsou zodpovědní za jejich řešení.

Z případu můžete jednoduše odeslat e-mail, SMS-ku, poštovní dopis či datovou zprávu.

Poštovní dopisy jsou standardně odesílány přes DopisOnline, ale můžete je odesílat i ručně - v tom případě se řadí do Inboxu, kde čekají na hromadné vytištění (např. jednou za den).

Krátké SMS zprávy (generované ze šablon nebo napsané ručně) jsou odesílány z našeho čísla, případně je možné použít Vašeho poskytovatele SMS služeb.

U datových zpráv systém hned pozná místně příslušný soud, do Nastavení si můžete poznačit svého oblíbeného exekutora/exekutorku, případně zvolit soud (či úřad) dle řízení.

Systém umožňuje jednoduše vygenerovat a odeslat návrh na vydání el. platebního rozkazu.

Do návrhu se zapíše žalobce, žalovaný, žalovaná částka, dle vyplněné šablony i text skutečností a přiloží se přílohy uložené ve spisu.

Po odeslání platebního rozkazu systém zaeviduje číslo účtu, VS a částku pro zaplacení SOP, přidělenou spisovou značku podání a následně podání kontroluje na InfoSoudu.

Podporuje také hromadný režim, kdy si stačí předpřipravit šablonu, a pak už jen vkládáte MS Excel tabulku a ZIP s přílohami.

Podávání e-PR nikdy nebylo snadnější!

Nový modul pro převádění nemovitostí výrazně ulehčuje práci při vytváření návrhu na vklad a příslušných smluv.

Stačí k případu poznačit nemovitost, zadat nabyvatele, a o zbytek se postará jednoduchý průvodce.

Díky průvodci vytvoříte XML s Návrhem na vklad pro vložení na NV.CUZK.CZ, díky šablonám pak můžete připravit veškerou smluvní dokumentaci, a to bez rizika chyby.

U případu můžete evidovat soudní, insolvenční či exekuční řízení.

Systém pak přes InfoSoud, ISIR nebo Evolio hlídá jeho stav a na vybrané změny Vás upozorní e-mailem.

K případu si můžete poznačit nemovitosti, kterých se případ týká.

U nemovitosti se pak zobrazí její výpis z Nahlížení do KN .

Navíc je možné nastavit, aby systém kontroloval výpis pravidelně a na veškeré změny Vás upozornil e-mailem.

Radostnou zprávu o převodu nemovitosti tak můžete oznámit netrpělivému klientovi okamžitě!

Osoby, které u případů evidujete, jsou automaticky hlídány na insolvence, viz také Monitor insolvencí (varianta Případy).

Navíc si můžete vytvořit šablonu přihlášky pohledávky, kterou Vám pak systém zašle předvyplněnou spolu s upozorněním na schválení oddlužení.

U případu si můžete jednoduše a rychle značit odvedenou práci či jiné náklady.

Následně můžete klientovi vystavit fakturu a zaslat mu ji třeba e-mailem.

K faktuře si můžete poznačit přijatou platbu a vystavit příslušnou EET stvrzenku.

Jednoduše také ohlídáte případné faktury po splatnosti, přátelské připomenutí klientovi pošlete na kliknutí.

Ze systému můžete následně vyexportovat kompletní podklady a předat je účetní.

Přijatou poštu můžete rychle do iSpisu naskenovat a případně roztřídit k jednotlivým případům.

Odpovědný zaměstnanec ji pak vidí jako úkol k vyřízení.

U příchozí i odchozí pošty si také můžete značit podrobné údaje o poštovní zásilce, včetně výše poštovného apod.

Díky Knize přijaté a odeslané pošty tak budete mít v zásilkách konečně přehled.

Práce s datovou schránkou je v iSpisu vyborně propracovaná.

Datové zprávy budete dostávat na e-mail včentě příloh, a z e-mailu na ně můžete rovnou odpovídat - prostě kliknete na Odpovědět, přiložíte přílohy a odešlete, jak jste zvyklí.

Veškeré datové zprávy se Vám rovněž ukládají do iSpisu, a to rovnou do příslušného spisu!

V Inboxu přitom přehledně vidíte, které zprávy ještě čekají na vyřízení a přes službu Datovka v nich můžete pohodlně fulltextově vyhledávat.

Sami si přitom řídíte, kdy se maji Vaše datové zprávy stáhnout (zákonně doručit).

iSpis může na Váš pokyn stahovat datové zprávy z Vaší schránky sám nebo jej můžete propojit s populární Datovokou od CZ-NIC a posílat zprávy do iSpisu z ní. Viz také Novniky.

Pokud si dokumenty ukládáte do Dropboxu, máme dobrou zprávu - iSpis Vám umožní s nimi jednoduše pracovat přímo ze spisu.

Složky jsou pojmenovány dle spisové značky případu a iSpis Vám hned zobrazí náhled jednotlivých dokumentů.

Kromě desktopových prohlížečů jsou díky tzv. responzivnímu designu podporovány i mobilní telefony či tablety.

I na malém zařízení lze udělat kus práce a jsou situace, kdy je možnost nahlídnout do spisu z terénu k nezaplacení.

Už se Vám tak nestane, že např. na soudě nebudete schopni odpovědět, protože nemáte sebou příslušnou část spisu.

Nebo nebudete moct klientovi zavolat, protože nemáte telefonní číslo - v iSpisu na mobilu stačí na číslo jenom "ťapnout".

Víte o tom, že obecně je cloud bezpečnější, než ukládání dat v kanceláři?

Kolik osob se během dne prostřídá u Vás v kanceláři? A kolik osob mimo pracovní dobu?

Naše cloudové řešení umožňuje detailní řízení práv přístupu k údajům, data jsou uložena na šifrovaném disku, na dedikovaném serveru v uzamčeném racku, v serverovně s kamerovým systémem a fyzickou ostrahou.

K datové části disku obsahujícím osobní údaje patřící našim klientům má přístup pouze administrátor, a to jen v rozsahu nutném pro zajištění řádného chodu služby. Zneužití dat je kryto rovněž vysokými smluvními pokutami.

Naše řešení je kompletně v souladu s GDPR a požadavky ČAK na dodavatele IT řešení.

© 2009-2018. Sokordia, s.r.o., Antonínská 564/18, 60200 Brno, IČ: 29190088, DIČ: CZ29190088,
Terms of Service       Privacy Policy       Contact Us