Inbox - evidence a vyřizování úkolů

Služba iSpis Inbox je ústřední službou inteligentního spisu - slouží totiž k evidenci a vyřizování úkolů - ať už datových zpráv, pošty, nevyřízených úkolů z případů apod.

Za úkol jsou považovány:

  • nevyřízené události typu Úkol nebo Pošta z případů (nemají-li jiného řešitele).
  • nevyřízené datové zprávy (přijaté po prvním spuštení služby Inbox).
  • bankovní transakce, které se nenavázaly na případ automaticky.

V hlavním přehledu se zobrazují chronologicky setřízené úkoly k řešení.

Úkol je možno posunout na pozdější termín, pak se v hlavním přehledu přestane do zadané doby zobrazovat, je však možné jej nalézt v části Posunuté úkoly.

Po vyřízení úkolu se úkol přesune do části Hotové úkoly.

Služba rovněž umožňuje zobrazovat i jiné události napříč systémem (např. Poznámky,...), případně je filtrovat.

Administrátorská konzole - dělba práce a dohled

V případě více zaměstnanců je možné Inbox přepnout do režimu, kdy každý zaměstnanec (operátor) má svoji osobní frontu úkolů k vyřízení.

Konzole je dostupná oprávněným uživatelům přes ikonu a umožňuje:

  • Zapínat a vypínat automatické přiřazování nových příchozích zpráv operátorům k vyřizování.
  • Přihlašovat/odhlašovat operátori z práce ("present"). Odhlášeným operátorům se nové zprávy nepřiřazují.
  • V grafech zobrazuje aktivitu (vyřizování) úkolů jednotlivými zaměstnanci.
  • Nastavovat, jaké typy úkolů se mají jednotlivým zaměstnancům zobrazovat.
  • Rozdělovat zprávy k vyřízení rovnoměrně mezi operátori nebo přidávat či odebírat zprávy zvolenému zaměstnanci.
Zobrazované typy úkolů jsou následující (pro snadnější orientaci se popis funkce zobrazí také po najetí myší na příslušné tlačítko):
  • "assigned" - zobrazí pouze úkoly, které jsou přiřazeny tomuto zaměstnanci
  • "calls" - zobrazí úkoly typu 'volat' (nebo 'call')
  • "messages" - zobrazí příchozí zprávy (e-maily, SMS,...)
  • "other" - zobrazí ostatní typy úkolů (datové zprávy, platby,...)
  • "unbound" - zobrazí také nezatřízené úkoly

Typy lze kombinovat, např. ve výchozím stavu ["calls","messages","other","unbound"] se zobrazuje vše, ["assigned","unbound"] zobrazí pouze nezatřízené (a vlastní) úkoly (např. platby či nespárované zprávy) apod.

Pokud je operátorovi zapnuto pouze "assigned", jsou v Inboxu zobrazovány pouze jemu přiřazené úkoly (zatřízené k případům). Operátor si po vyřízení všech může přiřadit i další zprávy, a to buď jednu nebo 5 najednou, ne však víc.

Na další nevyřízenou zprávu se může přepnout také při odpovídání pomocí tlačítka . Pokud žádnou nevyřízenou už nemá, přiřadí se mu další automaticky.

Systém dále obsahuje funkci, kdy operátor může pomocí tlačítka u jemu přiřazené zprávy zrušit přiřazení - vrátit ji mezi nepřiřazené. Tuto funkci však může použít nanejvýš jednou za den.

Systém dále v odpoledních hodinách zasílá vedoucímu e-mail s přehledem nevyřízených zpráv starších dvou dnů.