Tato dokumentace doplňuje dokumentaci uvedenou v prezentační části webových stránek o bližší technický popis. Dokumentace popisuje chování systému zejména z pohledu implementátora systému ve Vaší společnosti.

Případ

Služba Případ slouží k evidenci Vašich obchodních případů.

Obchodním případem může být např. advokátní spis, inkaso pohledávky apod.

Případ - Evidence advokátního spisu

Služba Případ ve verzi pro advokáty slouží k evidenci spisů spojených s výkonem běžné advokátní praxe. U případu je možno evidovat spisovou značku advokáta, stav, osoby a jejich role, dokumenty, poznámky, úkoly, úkony, řízení (soudní spisové značky), datové zprávy, apod.

Služba Případ nezahrnuje ostatní služby jako např. Dopis -- pro zasílání poštovních dopisů, Lustrace v CEE, archiv datových schránek (zdarma je však varianta zasílání na e-mail), monitoru ISIRu, službu Hromadného e-PR (které je vhodné pro správu pohledávek, nikoliv občasné ad-hoc žaloby) apod. Při aktivaci služby Případ je však v ceně služba Řízení.

Případ - Mimosoudní vymáhání

Služba Případ ve variantě pro mimosoudní vymáhání pohledávek umožňuje mimosoudní vymáhání všech běžných druhů pohledávek.

Tato služba propojuje několik různých služeb systému iSpis.cz. Základem je evidence a správa tzv. případu, který je charakterizován jako jednotlivý závazek dlužníka vůči věřiteli. Případy lze lehce importovat, exportovat a provádět na nich veškeré základní úkony související se správou pohledávek.

Systém umožňuje jednoduše evidovat komunikaci s dlužníkem, na kliknutí odesílat předpřipravené dopisy, emaily či SMS, s možností jejich úpravy před odesláním.

Lze vytvářet také Šablony, které se automaticky aktivují. Je možné např. nastavit, aby se zadaná výzva (dopis, email, SMS) odeslala při počátečním importu případů, při změně stavu, zadaný počet dní před nebo po splatnosti apod.

Případ - Soudní vymáhání

Pro žalování balíků pohledávek lze použít služby Dopis a Hromadné e-PR, s následnou správou případů ve službě Případ.

<p> Případy je vhodné hromadně naimportovat před odesláním předžalobních upomínek -- pokud budou vytvořené dřív, než se odešlou dopisy, tak pak se každý dopis přes RefNo na případ napáruje a přidá do Událostí. Stejně to funguje s následným podáním ePR.

<p> Po zapracování podání na soudě se do Případu do sekce Řízení přidá soudní spisová značka podání, a ta bude hlídána. Datové zprávy jsou pak přiřazovány k případům na základě spisové značky v nich obsažené, případně se přes službu Schránka dají vylistovat nepřiřazené a přiřazení doplnit.

<p> U případu tak jsou evidovány všechny odeslané dopisy, podaná e-PR, jejich soudní řízení, související datové zprávy, ale můžete si také evidovat další poznámky, souobry, úkoly, úkony, či generovat a odesílat z Případů další dokumenty.

Případ

Obsah případu

Případ se skládá z následujících prvků. Obvykle obsahuje pouze výraznou podmnožinu, a to dle obchodního zaměření uživatele (přesněji dle kategorie případu).

(ID)

Interní databázové ID systému, neměnné, uživatelsky nepřístupné.

RefNo

Jednoznačný, uživatelem zadaný identifikátor případu.

Skupina

Případ může být zařazen do nějaké skupiny. Skupina může mít vliv na chování případu, např. určuje výchozí měnu pohledávek případu.

Kategorie

Typ (druh) případu. Určuje business logiku případu, například zda jde o marketingový případ, vymáhání pohledávky, advokátní spis apod.

Stav

Krok procesního zpracování případu.

Uživatelské údaje případu

Množina klíč-hodnota.

Položky

Dodané služby nebo zboží

Pohledávky

Faktury či jiné pohledávky

Platby:

Evidované příchozí platby navázané na případ

Datové zprávy:

Každá datová zpráva ve službe Schránka patří do nějakého případu

Řízení:

Množina soudních, exekučních, insolvenčních apod. řízení.

Události:

Chronologická řada poznámek, úkonů, úkolů, souborů a odeslaných zpráv.

Osoby:

Množina osob včetně jejich vztahů (rolí).

Lustrace:

Výsledky hledání údajů o osobách případu ve věřejných či neveřejných rejstřících.

Nemovitosti:

Nemovitosti (propojení na katastr nemovitostí).

Poznámka:

Libovolná, volná, uživatelem zadaná poznámka

Referenční čísla (RefNo)

Každý případ má svůj identifikátor, tzn. referenční číslo nebo-li RefNo.

Referenční číslo (RefNo) může obsahovat pouze: číslice 0 až 9, znaky A až Z (velká písmena, bez diakritiky), lomítko a pomlčku. Ostatní znaky jsou ignorovány.

Rovněž tak jsou ignorovány levostranné (počáteční nevýznamné) nuly a mezery.

Začíná-li RefNo na "NNN EX", je i tato část ignorována.

Končí-li RefNo na /NN, je převedeno na plný rok /20NN.

Interně jsou lomítka převáděna na podtržítka, aby je šlo používat v URL adresách, jménech souborů apod.

Kategorie případu

Každý případ by měl být zařazen do nějaké kategorie, přičemž dle kategorie se odvíjí business logika případu. Kategorie rozlišuje, zda případem je advokátní spis, rozhodčí řízení, úvěr, dražba, či cokoliv jiného.

Stav (status) případu

Každý případ je v nějakém stavu. Množina přípustných stavů je dána kategorií případu.

Automatické číslování případů

Systém může případy číslovat automaticky, přičemž v sekci Nastavení lze zvolit formát, jak mají čísla RefNo vypadat. Lze zvolit mezi prostou číselnou řadou nebo číselnou řadou doplněnou o ročník (např. 3/2014).

Kategorie Inkaso: Splátkový kalendář

Splátkový kalendář je možno vytvořit pouze u případů kategorie Inkaso.

Vytvořením splátkového kalendáře je případu změněn stav na Kalendář.

Splátkový kalendář je definován datem začátku (první splátky), výší první splátky (nepovinné), počtem splátek, výší jedné (pravidelné) splátky, částí, která patří věřiteli a dnem v měsíci, kdy má být zaplacena. Tyto údaje jsou zapsány do Uživatelských polí případů jako SplKalDatum, SplKalExtra, SplKalPocet, SplKalSplatka, SplKalCreditor, SplKalDen a SplKalOperator.

Při vytvoření SK jsou smluvní úroky všech pohledávek zastaveny (Do zkopírované do OrigDo a nastaveno Do dnešního dne). Při smazání SK jsou smluvní úroky zas spuštěny (smazáno Do, resp. přepsáno OrigDo hodnotou).

Vymazáním splátkového kalendáře jsou SplKal* pole smazána a případ je přepnut do kategorie Mimosoud.

Vyhledávání případů

Pro funkci rychlého vyhledávání v případech je nad databází vytvářen tzv. index -- kolekce "slov" z jednotlivých případů.

Do indexu se zapisuje (a lze tedy vyhledávat): RefNo, pak ke každé osobě případu její jméno, příjmení, RČ (bez lomítka), datum narození (DD.MM.RRRR), příp. název, IČ, email, telefonní číslo (u českých bez prefixu +420).

Na VeLikOSti písmen ani na dikaritice při vyhledávání nezáleží, nealfanumerické znaky jsou ignorovány.

Jméno případu

U případu jsou pro přehlednost (např. v tabulkách, výpisech,..) kromě RefNo často vypisovány i osoby, které jsou v případu zapsány. To slouží jako jakýsi "název" případu. Je uváděno pouze tzv. krátké jméno (jen příjmení či název bez formy).

Webová URL adresa případu

Webová adresa (URL) pro přímý přechod na případ je https://ispis.cz/pripad#RefNo, kde RefNo je buď RefNo případu (po převedení lomítek na podtržítka) nebo interní ID případu s pomlčkou. Příklad https://ispis.cz/pripad#3_2014

Pokud případ nemá RefNo, je jako jeho identifikátor používano interní databázové ID systému, s pomlčkou na začátku (např "-300920").

Automaticky vytvářené případy

Při používání některých funkcí může systém vytvořit případ i automaticky.

To se týká např. při používání služby Schránka, kdy systém zakládá nový případ na základě sledování zpráv v datové schránce (jednoznačnost je určována na základě spisových značek). Případ tak slouží jako jakýsi spojovník mezi řízením (nebo i více řízeními, např. C, EXE a EX), příslušnými datovými zprávami a osobami vytaženými z těchto datových zpráv.

Takto vytvořené případy nemají RefNo.

Jiným příkladem automatického vytváření případů je služba Lustrace, kdy u hromadných lustrací je ke každému RefNu na vstupu založen případ.

U některých operací může vzniknout i zcela prázdný případ. Případ je považován za "prázdný", pokud: nemá RefNo, nemá stav, nemá uživatelská pole, není v žádné skupině, nemá datové zprávy, nemá události, nemá řízení a nemá žádné osoby nebo jsou všechny ve vztahu "ISDS".

Takové případy systém může automaticky smazat.

Osoby případu

U případu lze evidovat osoby, přičemž u osoby se eviduje i její vztah (role) k případu. Vztahem může být např.: Věřitel, Klient, Kontakt, Žalobce, Žalovaný apod.

U případu je možno evidovat více osob stejné role, nicméně business logika často pracuje pouze s první osobou dané role.

Objednatel

Objednatelem je myšlena první osoba role "povinny", "žalovany", "dlužník", "debtor" nebo "klient".

Při vystavování faktury je objednatelem první osoba role "klient", pokud není, tak objednatel dle předchozí věty.

Dodavatel

Dodavatelem je osoba s rolí "věřitel". Pokud taková není, je použita Vaše osoba (dle údajů uvedených při registraci do systému).

Příjemce

Příjemce je totéž jako Objednatel. Přijemci jsou zasílány automaticky generované zprávy systému.

Balance

Finanční balancí se rozumí aktuální dlužná částka na jistině a na příslušenství (úrocích, smluvní pokutě,...), v součtu přes všechny pohledávky případu. Případné nastavení splátkového kalendáře je ignorováno.

Kategorie Advokat: Evidence řízení u případu

U případu (nejenom advokátního) je možno evidovat jedno nebo několik řízení. Řízení je specifikováno svou spisovou značkou. Řízení může být insolvenční (INS), exekuční (EX) nebo soudní (ostatní).

Aktivní soudní řízení případu

Aktivním soudním řízením je myšleno první řízení, které není EX nebo EXE.

Pokud takové neexistuje, je myšleno první řízení, které není EX.

Aktivní exekuční řízení případu

Aktivním exekučním řízením je myšleno první EX řízení.

Aktivní řízení případu

Aktivním řízením je myšleno posledně vytvořené řízení.

Soud případu

Pro určení soudu případu je použit údaj Soud z Údajů případu, který může obsahovat název nebo kód soudu.

Není-li toto pole vyplněno, je použit soud z Aktivního soudního řízení. (Je-li takové řízení a je-li u např. EPR spisové značky soud uveden).

Není-li soud určen ani takto, je soud určen dle adresy pobytu (příp. sídla) Odběratele případu.

Při ručním odesílání zprávy z Případu lze vybrat Soud případu nebo ostatní soudy, které se vyskytují v Řízeních případu.

Exekutor případu

Výchozího exekutora lze nastavit v sekci Nastavení - Advokát.

Role osoby v případu

Každá osoba evidovaná u případu musí mít určenou svou roli (Vztah k případu). Osoba může být v případu evidována vícekrát, pokaždé však v jiné roli. Je možné evidovat více (různých) osob se stejnou rolí.

Aktuálně se rolí myslí jedno z: Věřitel, Klient, Kontakt, ISDS (osoby automaticky vytažené z datových zpráv), Žalobce, Žalovaný, Oprávněný, Povinný, Exekutor, Jedntal, Společník.

Výčet lze na Vaši žádost libovolně rozšířit.

Některé role systém zná a řídí podle nich logiku procesů.

Události případu

U případu je možno evidovat chronologickou řadu jeho událostí. Událostí je jedno z: Poznámka, Úkon, e-PR, Dokument, Úkol nebo Zpráva (odeslaná zpráva).

U všech úkolů je evidován autor jejího vytvoření (poslední aktualizace), čas vytvoření a čas poslední aktualizace.

Událost typu Poznámka

Poznámka je prostá textová poznámka.

Událost typu Úkon

Úkonem je myšlena poskytnutá služba a je evidován její popis, množství (např. "1:30" nebo "5.5") a jednotková cena.

Událost typu e-PR

Z případu je možné podávat návrhy na vydání el. platebního rozkazu. Systém pak tyto návrhy eviduje, včetně hlídání nabytí právní moci.

Událost typu Dokument

K případu je možno uložit libovolné soubory (např. smlouvy, faktury, fotky, skeny,...).

Událost typu Úkol

U úkolu je možno vyplnit Řešitele (zadat někomu úkol) a čas dokdy má být úkol vyřešen -- takový úkol zapisován do Kalendáře uživatele, bez něj je úkol zapisován do "TODO" listu.

U úkolu je dále možno zadat místo řešení (adresu) -- v tom případě jde o schůzku. Při zadání poštovní adresy v běžném tvaru má uživatel možnost překliknout se do mapy (a např. využít navigaci v mobilním telefonu).

U úkolu je dále možno zadat jeho výsledek. Takový úkol je pak považován za vyřízený. Je evidován čas vyřízení.

Při vytvoření či každé změně úkolu je zadavateli a řešiteli zaslán e-mail, včetně tzv. ICS přílohy (pozvánky) usnadňující zápis úkolu do Vašeho kalendáře (Google Calendar, Microsoft Calendar, mobilní telefon,...).

Nevyřízené Úkoly jsou úkoly, kde není vyplněn text s výsledkem. Úkol je potřeba vyřešit do jeho data, anebo okamžitě, není-li datum zadáno.

Úkolem typu "volat" pro potřeby pravidelného obvolávání dlužníků pomocí exportu jsou myšleny případy, které mají nějaký úkol typu "volat", který je nevyřízený a nemá nastaven čas nebo je tento čas v minulosti.

Skupiny případů

Případy je možné organizovat do skupin. Skupina může mít vlastní nastavení, údaje z nastavení skupiny lze použít např. při tvořbě dopisů.

Skupiny případů

Případy je možno organizovat do skupin. Případ může být (nemusí) v nanejvýš jedné skupině. Skupiny nejsou hierarchické (nelze je zanořovat). Skupina může evidovat některé společné prvky případů.

Skupina má svůj krátký jednoznačný identifikátor a popis. Identifikátor může obsahovat pouze znaky A až Z (velká písmena, bez diakritiky), 0 až 9, tečku, podtržítko a pomlčku.

Skupina - hromadný import případů

Služba Případ umožňuje hromadný import případů zadáním MS Excel tabulky s následujícími sloupci:

RefNo

Jednoznačný identifikátor případu, např. číslo smlouvy, VS, spisová značka advokáta, apod. Musí mít tvar Číslo nebo Číslo/Ročník. Povinné pole.

Kategorie

Doména (business-logika) případu. Např. pro inkaso pohledávek vždy "Inkaso", pro advokátní případy "Soud".

Stav

Výchozí stav případu, množiny stavů závisí na kategorii, např. u kategorie “Inkaso” stav “MimoSoud”, “Kalendář” apod.

Štítek | Label

U případu je možno evidovat jednoslovné textové popisky, pomocí kterých pak lze případy vyhledávat apod.

Smazat štítek je možné jeho zadáním v DeleteLabel.

Vztah

U případu je možno evidovat jednu nebo více osob s různým vztahem k případu. Např. "Povinný", "Žalovaný", "Věřitel".

Jméno, Příjmení, TitulPřed, TitulZa nebo jen CeléJméno

Osobní jméno a příjmení, včetně případných titulů.

RČ, IČ, Název

Rodné číslo, v libovolném formátu, případně (také) IČ nebo název u PO.

UliceČíslo nebo Ulice a ČísDom (nebo ČísPop, ČísOrient, ČísEvid), PSČ, Obec nebo jen Adresa

Hlavní adresa osoby. Ulice a čísla můžou být zadány v jednom poli jako UliceČíslo. Lze zadat i vše v poli Adresa, viz níž.

Adresa, AdresaDoručovací, AdresaSídlo, AdresaDalší

Alternativně lze adresu uvést v jednom poli ve tvaru "Ulice číslo, PSČ Obec", např. "Antonínská 564/18, 60200 Brno". Běžné odchylky od tohoto tvaru jsou povoleny.

Lze zadat i další adresy, je však potřeba je uvést v jednom poli.

Email, Telefon, ISDS, Web, ExtraID

E-mail, telefonní číslo, ID datové schránky, URL adresa, případně další libovolný identifikátor.

Částka, Splatnost, Vystaveno, VS, příp. Měna, Uhrazeno a UhrazenoDne

K případu vytvoří i pohledávku. Je-li Uhrazeno, přidá i jednu úhradu (např. částečnou platbu).

Je-li na vstupu ZákonnýÚrok.Částka, je vytvořeno i příslušenství typu ZákonnýÚrok, se zadanou částkou.

Alternativně lze zadat Amount, VS, FineAmount, FineVS, FeeAmount, FeeVS, InterestAmount, InterestVS pro rozdělení pohledávky na jistinu, pokutu, poplatek a kapitalizovaný úrok.

Dále je možné zadat sloupce Poznámka nebo Úkol pro vytvoření události u případu. Je-li zadána Poznámka, je vytvořena poznámka s příslušným textem, je-li zadán Úkol s hodnotou "volat", "návštěva" apod., je vytvořen příslušný úkol. Je-li zadáno obojí, je vytvořen úkol s vyplněnou poznámkou. Do pole PrioritaÚkolu je možno zadat prioritu.

Tabulka může obsahovat i další sloupce, které se zapíšou do části Údaje případu.

Skupina - hromadný import dokumentů k případům

Je možný také hromadný import dokumentů k případům, např. smluv, faktur, podacích lístků, jiných důkazů či jiných souborů, které chcete u případů evidovat.

Dokumenty označené při importu jako důkazy se použijí při generování e-PR formuláře - budou přiloženy k podání. "Jiné dokumenty" odesílány nebudou, slouží pro Vaši interní potřebu.

Na vstupu je očekáván jeden ZIP soubor, který obsahuje dokumenty všech případů. Dokumenty musí být buď pojmenovány ve tvaru číslo_název-souboru (kde číslo je RefNo - vaše značka případu) nebo musí mít vytvořenou podsložku pojmenovanou číslo dle čísla případu, a v ní pak jednotlivé soubory bez omezení na tvar jejich názvu.

Pokud u značky případu používáte lomítko (číslo a ročník), musí být soubory ve složkách a složka musí být pojmenována ve tvaru číslo_ročník, čili s podtržítkem místo lomítka.

Osoba

Veškeré osoby, které jsou v systému z různých důvodů zpracovávány, se ukládají na centrální úložiště -- do databáze osob.

Obsah osoby

U osoby je evidováno:

Základní údaje

U fyzických osob je evidováno Jméno, Příjmení, datum narození (dále Narozen, dohromady někdy také JmPrDn), Prefix (titul před), Suffix (titul za, forma podnikání), rodné číslo (RČ nebo RodnéČíslo) a případně IČ. U právnických osob Název a IČ. Je také možné evidovat DIČ osoby.

Rozlišení mezi FO a PO se provádí na základě existence Příjmení. Datum narození a rodné číslo musí být ve shodě. Není možné vyplnit nesmyslné kombinace údajů (např. Narozen a Název), rovněž všechna pole jsou kontrolována na formální správnost (kontrolní cifra rodného čísla, IČ, tvar e-mailu apod). Např. u hromadného importu osob tak systém trvá na opravě všech formálních chyb ve vstupních datech.

V databázi osob není možné evidovat stejnou osobu dvakrát.

Systém má omezení, že není možné evidovat dvě různé osoby se stejným jménem, příjmením i datem narození. Takové osoby budou ztotožněny. Naopak nemá-li osoba vyplněno Narozen, a Jméno s Příjmením je totožné s jinou osobou, tyto osoby nebudou automaticky ztotožněny.

Adresy

Je možné evidovat celkem čtyři poštovní adresy: adresa pobytu (AdresaHlavní), doručovací (AdresaDoručovací), sídlo nebo místo podníkání (AdresaSídlo) a "další" (AdresaDalší). Při zasílání dopisů má přednost adresa doručovací před adresou pobytu.

Kontaktní údaje

Email, jedno nebo více telefoních čísel oddělených mezerou, ID datové schránky, webová URL adresa a "Další ID" -- libovolný jiný údaj.

Poznámka

U osoby je možno evidovat textovou uživatelskou poznámku pro libovolné účely.

Datum narození a rodné číslo musí být ve shodě.

Do pole Telefon je možné zadat více telefonních čísel. Je potřeba je oddělit čárkou nebo mezerou. Nezačíná-li číslo znakem '+', je k číslu automaticky doplněno '+420'. Kromě Telefon (a Phone) lze použít i PrependPhone a AppendPhone, které přidávájí další číslo (buď na začátek nebo na konec).

Adresou osoby pro odesílání dopisů je myšlena její doručovací adresa, není-li vyplněna pak hlavní adresa, není-li vyplněna ani ta, pak je použita adresa sídla.

Adresu AdresaSídlo může systém automaticky aktualizovat (přepsat) dle údajů ve veřejných podnikatelských rejstřících (ObchR, RŽP, ARES, oborové komory,...).

IČ je vždy převáděno na 8 místné doplěním nul zleva.

Není-li vyplněno datum narození osoby ale je vyplněno rodné číslo, je datum narození vypočítáván automaticky.

Je možné evidovat více telefonních čísel, přičemž pro automatickou telefonii se používá první zadané číslo, pro zasílání SMS pak první číslo, které (po normalizaci) začíná na +4206 nebo +4207.

Systém je také propojen se sociální sítí Facebook, na které umí osobu dohledat dle e-mailu a získat tak její fotku či odkaz na profilovou stránku.

Při vytváření osoby se zjišťuje, zda osoba už v systému není evidována. To se provádí v prvním kroku dle RČ (je-li vyplněno), pak dle JmPrDn (je-li vše vyplněno), pak dle IČ a nakonec dle Názvu. Není-li takto osoba dohledána, je vytvořena osoba nová.

Pokud už osoba existovala, budou její údaje doplněny -- přepsány.

Kontrola osob v Insolvenčním rejstříku

Při aktivaci služby Monitor ISIR jsou každý pracovní den všechny osoby kontrolovány v Insolvenčním rejstříku.

Kontroluje se, zda osobě za posledních 14 dnů nebylo povoleno oddlužení (nebo úpadek, konkurz, reorganizace, moratorium). Pokud je takové řízení nalezeno (a systém na něj ještě neupozornil), bude uživateli o tomto zaslán e-mail. Vystupuje-li osoba v Případech majících vyplněné RefNo, bude jejich seznam uveden v e-mailu. Systém tedy může upozornit i na osobu, jejíž případ byl sice už vymazán, ale vymazáním případu zůstala osoba v databázi dále evidována.

Pro hlídání osoby není nutné u ní evidovat RČ, systém hlídá i osoby zadané pouze jménem, příjmením a datem narození. U podnikajících subjektů stačí zadat IČ.

Na požádání je možno systém nastavit tak, aby upozorňoval už na zápis osoby (zápis návrhu na oddlužení) do insolvenčího rejstříku.

Údaje u osob jsou pojmenovány: IČ, IČO, Název, RČ, RodnéČíslo, Narozen, DatumNarození, Pohlaví (M/F), Jméno, Příjmení, Dřívější, CeléJméno, TitulPřed, TitulZa, RC_ICO.

Systém disponuje funkcí převádějící příjmení do vokativu (oslovení).

Dle jména umí automatizovaně rozlišit ženu od muže.

S poměrně velkou přesností umí rozdělit jméno na jméno a příjmení nebo určit, že jde o název společnosti. Využívá databázi křestních jmen, právních forem apod. Užitečné, pokud máte v datech údaje v jednom poli.

"Krátkým jménem" je myšleno příjmení nebo název bez formy (případně jen RČ nebo IČ, pokud jméno ani název není znám), "přirozeným" pak jméno a příjmení nebo název do čárky (případně jen RČ nebo IČ).

Adresa -- práce s adresami

Adresy zadávané do systému jsou ukládány v textové podobě (v jednom poli), ovšem s definovaným formátem a často je ověřována jejich platnost, případně jsou na adresu navázány další operace.

Systém se snaží důsledně rozlišovat mezi číslem popisným, evidenčním a orientačním, ale popravdě správně to často nemají ani weby státní správy...

Preferovaný formát zápisu adresy je "Ulice číslo, PSČ Obec", případně "PSČ Vesnice číslo", nepovinně za čárkou doplněné o kód státu (", CZ").

Adresu je možno zadat i rozdělenou, v tom případě systém "zná" následující pole: Stat, PSC, Ulice, UliceCislo, Obec, Mesto, CisPop, CisEvid, CisOrient, CisByt, CastObce (nepovinné) nebo je možno zadat celou adresu v poli Adresa.

Dohledávání údajů o osobě zadáním IČ

Systém umožňuje dohledat údaje o podnikající osobě z veřejných podnikatelských rejstříků.

Jako první je vyhledáván web http://seznamovm.cz (pro dohledání ID datové schránky), následně RŽP, následně ObchR a nakonec agregátor ARES.

K IČ je pak v ARESu také dohledáno její případné DIČ. Má-li DIČ 10 cifer, je z něj vytaženo rodné číslo a datum narození.

Správa pohledávek

Hromadné e-PR

Služba slouží k automatizovanému hromadnému vygenerování a podání formuláře Návrh na vydání el. platebního rozkazu.

V sekci Šablony je potřeba nejdříve vyplnit ukázkovou šablonu -- vzor formuláře. Pro hromadné podání e-PR pak stačí mít tabulku s podklady a ZIP soubor s přílohami.

Generování e-PR formulářů

Formuláře se generují doplňováním šablony údaji z tabulky, a to ve dvou krocích:

1. Výpočet hodnot a kontrola správnosti tabulky

Při generování formulářů z tabulky se nejdřív projde každý řádek tabulky, doplní se některá dopočítavaná pole (pokud chybí) a zkontroluje se formální správnost řádku.

Pokud neexistuje pole VariabilniSymbol je vygenerováno z RefNo.

Do pole TodayISO je zapsán dnešní den.

Jsou-li na vstupu pole KapUrokOd, KapUrokDo a KapPoplatekKc, je vypočteno pole s kapitalizovaným zákonným úrokem KapUrokKc a KapJistinaKc.

Je-li na vstupu pole KapPoplatekKc, je z polí KapUrokOd a KapUrokDo vypočten UrokKc a Castka.

Pro pole Splatnost je vypočteno o den posunuté datum SplatnostPlusJedna.

Není-li pole Soud ale je SoudName, je kód soudu odhadnut z názvu soudu. Pokud není ani SoudName, je soud určen poměrně komplikovaně dle PSČ a názvu obce.

Pro žalování na krajský soud je potřeba zadat pole Soud nebo SoudName a vyplnit pole VecnaPrislusnost.

Pole PetitCastka je součet Castka, SmluvniPokuta a NakladyJine.

K datumovým polím a polím s částkou, ať už jsou v jakémkoliv formátu, jsou přigenerovány pole obsahující tuto hodnotu v obvyklém českém tvaru a v tzv. ISO formátě. U polí Castka, SOP, NakladyJine,... a všem končícím na Kc je vytvořeno pole se suffixem Number s ISO tvarem a suffixem Human s českým tvarem. Např. pro Castka "1880,20" je vygenerováno CastkaHuman "1 880,20" a CastkaNumber "1880.2". U polí Splatnost... a všem končícím na Dne, Den je vypočten český formát Human a ISO tvar YYYY-MM-DD ISO.

Z pole CeleJmeno je vytaženo Jmeno a Prijmeni.

2. Kompletace a generování formulářů

V základní variantě je pro každý řádek tabulky vygenerován jeden formulář.

Pro více nároků je však možno každý nárok specifikovat na vlastním řádku a uvést u nich stejné RefNo. Formulář je pak vygenerován jeden pro všechny řádky se stejným RefNo. Pro vyplnění formuláře se použijí údaje z prvního řádku, sekce s nároky je pak vygenerována pro každý řádek jedna.

Ze součtů PetitCastka jednotlivých nároků je zákonným způsobem vypočteno pole SOP, OdmenaUkonu dle 177, a jsou vyčísleny celkové náklady.

Počet paušálů, zda jde o ustálený vzor a počet úkonů je možno zadat v šabloně nebo i jednotlivě v MS Excel tabulce ve sloupcích PocetPausalu, UstalenyVzor (0 nebo 1) a PocetUkonu.

Pokud je na vstupu ZIP soubor s přílohami, jsou k případu přiloženy společné přílohy a pak všechny přílohy případu -- přílohy ve složce pojmenované dle RefNo nebo soubory pojmenované dle masky RefNo, podtržítko nebo lomítko a název souboru.

Následně se vygenerují XML data formuláře a tyto jsou pro jistotu zkontrolovány, zda odpovídají požadavkům e-podatelny (tzv. XSD definici).

K systému je k dispozici ještě dokument ukázkami -- pro zaslání nás kontaktujte.

Evidence pohledávek

Pohledávky je možné evidovat a spravovat v rámci služby Případ. U případu je možné evidovat jednu nebo více pohledávek, jejich úhrady, splátkový kalendář apod.

Import plateb

Do systému je možno naimportovat seznam plateb, např. z el. bankovnictví banky. Vstupní tabulka by měla mít sloupce VS, Uhrazeno a Datum, případně ještě ID (transakce), CisloUctu (plátce) a PrijatoNa (č.ú. příjemce), popřípadě může jít o export jedné z podporovaných bank (pro více informací nás kontaktujte).

Při párování platby je potřeba dohledat pohledávku, ke které platba patří. Nejdřív se hledá pohledávka se stejným VS, není-li nalezena, je hledána osoba se shodným RČ (mající buď jen jeden případ nebo jen jeden neuzavřený případ), nakonec je hledán případ se shodným RefNo. Nelze-li platbu spárovat jednoznačně, je vypsána chybová hláška a je potřeba údaj v tabulce opravit ručně.

Po dohledání pohledávky se dohledá případ pohledávky a platba se začne připisovat postupně všem zcela neuhrazeným pohledávkám od pohledávky s nejstarším datem splatnosti.

Jsou-li zcela uhrazeny všechny pohledávky případu, systém o tom informuje.

Import pohledávek k případům

Pohledávky lze importovat současně s případy nebo lze pohledávky nahrát k případům i dodatečně (např. jako další pohledávky). Nahrávání je hromadné na základě MS Excel souboru, který by měl obsahovat následující sloupce:

  • RefNo: Povinné. Ke kterému případu zatřídit pohledávku.

  • VS: Povinné. Variabilní symbol pohledávky (např. faktury).

  • Částka: Povinné. Jistina pohledávky

  • Splatnost: Povinné. Datum splatnosti pohledávky.

  • Vystaveno: Datum vystavení. Pokud chybí, použije se datum splatnosti.

  • Poznámka: Zobrazuje se v detailu pohledávky.

  • Uhrazeno: Pokud byla pohledávka (částečně) uhrazena, pak výše úhrady.

  • UhrazenoDne: Datum (poslední) úhrady.

  • Dodavatel: IČ osoby dodavatele (vystavitele, příkazce) pohledávky. Není-li, použije se osoba s takovou rolí z případu.

Je také možno uvést sloupec Rewrite s VS pohledávky - v tom případě bude dohledána stávající pohledávka a údaje v ní aktualizovány. Aktualizují se pole Částka, Splatnost, Vystaveno, Poznámka, příp. Uhrazeno a UhrazenoDne.

Fields: Amount, DueDate, Issued, Note, Paid, PaidDate, Currency.

Finance případu

Na základě pohledávek evidovaných u případu a evidovaných plateb systém vypočítává následující hodnoty (není-li řečeno jinak):

  • Částka: součet částek pohledávek po splatnosti.

  • VS: RefNo případu, u nastavených skupin RČ dlužníka.

  • Uhrazeno: součet uhrazených částek jednotlivých pohledávek po splatnosti.

  • Jistina, JistinaNumber: jistina věřitele (bez nákladů či příslušenství).

  • Příslušenství, PříslušenstvíNumber: Nesplacený dluh na příslušenství (úrocích, smluvních pokutách,...).

  • Aktuální, AktuálníNumber: Nesplacená část dluhu - součet Jistiny a Příslušenství mínus Uhrazeno.

  • NejstaršíSplatnáDnů: Počet dnů od splatnosti první splatné pohledávky.

  • První: Pohledávka po splatnosti s nejmladším datem vystavení.

  • BudoucíSplátky: součet budoucích (ještě očekávaných) splátek splátkového kalendáře. Splátky splatné před dneškem se nezapočítavají, i když ještě nebyly uhrazeny.

  • PosledníPlatbaDne: datum poslední přijaté platby

  • PosledníPlatbaKč: výše poslední přijeté platby

  • ČástkaBezZastoupení, ČástkaBezZastoupeníNumber: Částka bez pohledávek, kde je dodavatelem některý z předdefinovaných advokátů, včetně příslušenství, mínus její úhrady.

  • ČástkaZastoupení: Částka jen pohledávek, kde je dodavatelem některý z předdefinovaných advokátů, nezávisle na jejím datu splatnosti, mínus její úhrady.

  • NumČBZ, NumČZ: ČástkaBezZastoupení a ČástkaZastoupení jako celé číslo zaokrouhlené nahoru.

  • DluhVěřiteli, DluhVeriteliNumber - Částka včetně úroků a příslušenství mínus Uhrazeno u pohledávek věřitele po splatnosti.

  • NákladyVymáhání, NákladyVymáháníNumber - Částka včetně úroků a příslušenství mínus Uhrazeno u pohledávek agentury (ne věřitele, ne advokáta) po splatnosti.

Vyúčtování pro věřitele

Systém eviduje příchozí platby a automaticky jednou v týdnu (typicky v noci z neděle na pondělí) generuje vyúčtování pro věřitele.

Průběžně během týdne lze přitom hlídat, zda se vyúčtování generuje správně a lze si zobrazit náhled vyúčtování.

Vygenerované vyúčtování má své ID ve tvaru YYMMNNN, kde NNNN je zvyšující se číslo za daný měsíc. Vyúčtování lze zpětně stáhnout přes webové rozhraní.

Vygenerování vyúčtování probíhá tak, že jsou vybrány ty platby z dané skupiny, které ještě nebyly vyúčtovány.

Z tabulky plateb je vypočteno vyúčtování, které je pak zasláno na zadaný e-mail ve formě MS Excel a ABO souboru (vrací-li se nějaká platba věřiteli) a u plateb je poznačeno, že byly vyúčtovány (a budou brzo uhrazeny na účet věřitele). Odeslané Vyúčtování a ABO soubor se zapíšou do systému.

Výpočet vyúčtování

Při výpočtu vyúčtování se m.j. počítají následující sloupce.

RefNo, RC, Jmeno, Pohledavka, ID

RefNo případu, RČ nebo IČ dlužníka, jméno a příjmení nebo název dlužníka, ID pohledávky a ID platby v iSpisu.

Ucet

příznak, na jaký náš účet platba přišla (důležité pro přeposílání vratek). U plateb, které přišli věřiteli, je pole prázdné. U účtu advokáta je nastaveno 'advokát'.

Protiucet, VS

číslo účtu, ze kterého platba přišla a VS, pod jakým platba přišla.

Castka

částka platby po rozdělení na jednotlivé pohledávky.

Procento

procento provize za danou platbu. U našich pohledávek 100%, u pohledávek klienta výpočet dle nastavení skupiny či případu (pole ProvizeProcent u případu či skupiny). Procento je bez DPH.

Provize

výpočet hodnoty provize (Procento z Castky). Celá suma u našich pohledávek.

Vratka

jde-li o pohledávku věřitele a je-li vypočtena provize, pak Vratka je rozdíl Castka mínus Provize.

Fakturovat

bylo-li hrazeno na účet věřitele či advokáta (dle pole Ucet), bude potřeba částku Fakturovat věřiteli nebo advokátovi zvlášť vyfakturovat.

Vyuctovano

pod jakým ID vyúčtování byla platba vyúčtována. Zobrazuje se jen přes web u historických vyúčtování, nikoliv při generování nového vyúčtování.

Generování ABO souboru

Pro snadné odeslání vratek věřiteli se spolu s vyúčtováním generuje tzv. ABO soubor pro el. bankovnictví banky.

V ABO souboru jsou ty řádky z tabulky vyúčtování, které obsahují nenulovou vratku a současně mají vyplněn Ucet (na který platba přišla, nevyplněno - přišlo na účet věřitele). Přeskakuje se historický účet s názvem "FIO" (neznámé FIO číslo účtu u starších plateb).

VS platby je Pohledavka (ID pohledávky věřitele), zdrojový účet pro realizaci platby je účet, na který platba přišla, do poznámky je zapsáno RefNo případu a ID platby v iSpisu. Do SS se zapíše RČ nebo IČ dlužníka.

El. platební rozkazy

Pro správné rozchození funkce odesílání el. platebních rozkazů je potřeba nás kontaktovat.

Rámcově je pro podávání (hromadných) el. platebních rozkazů z Případů zapotřebí:

  • Vytvořit případy, např. hromadným importem z MS Excel tabulky. V tabulce by měl být popis případu, včetně osob, pohledávek a dalších údajů nutných ke generování e-PR.

  • Dále je vhodné rozeslat předžalobní upomínky, a to vytvořením vzoru dopisu přes Dokumenty - Správce šablon. Pro detaily šablon nás kontaktujte, pomůžeme. Dopisy je pak možné rozeslat pomocí hromadné akce Odeslat...

  • U případů je dále potřeba mít v sekci Pohledávky zadány pohledávky, z nichž alespoň jedna musí být po splatnosti a musí být zadána včetně formy úročení (zákonné apod.) a dalšího příslušenství (náklady na vymáhání,...).

  • Dále je potřeba připravit šablonu v sekci Správa pohledávek - Šablony. Správné nastavení šablony není jednoduchá záležitost, pro její vytvoření a kontrolu je nutné nás kontaktovat!

  • U šablony můžete mít nahrané tzv. společné přílohy, které se budou přikládat ke každému podání vygenerovanému pomocí této šablony.

  • Soubory s důkazy uložte do jednoho ZIP souboru a ten nahrejte pomocí funkce Případy - Nahrát dokumenty k případům. Při vkládání zadejte druh dokumentů "e-PR důkazy".

Nyní máte systém připraven na odesílání e-PR.

Obvolávání dlužníků

Systém umožňuje exportovat seznamy dlužníků, kterým je vhodné volat.

Prochází se všechny případy, přičemž případ:

- u případu musí být osoba dlužníka
- dlužník musí mít telefonní číslo
- případ musí mít nevyřízený 'volat' úkol
- případ musí mít pohledávku po splatnosti
- musí mít zvolenou měnu (je-li nastavena)

Šablony dokumentů

Služba Dopis a také řada funkcí ve službě Případ umožňuje automatické generování dokumentů. Vzorem, jak má dokument vypadat, je přitom šablona -- text doplněný o tzv. personifikaci -- proměnlivé údaje doplňovány z dat systému.

Správce šablon

Důležitou součástí systému pro správu případů je Správce šablon.

Správce šablon umožňuje jednoduše evidovat šablony různých typů -- ať už vzorové e-maily, SMS-ky, poštovní dopisy či datové zprávy.

Výzvy -- speciální druh šablon

U šablony je možné evidovat způsob, kdy se mají "aktivovat" -- automaticky odeslat. Takové šablony, nazývané "výzvy", můžou být např. oslovení firem v kategorii Marketing nebo upomínky osobám v kategorii Inkaso apod.

Lze nastavit např. generování výzvy N dnů po vytvoření případu, N dní před nebo po termínu splátky splátkového kalendáře apod.

Dále je potřeba nastavit, kterých skupin případů se výzva týká (standardně všech), které kategorie a kterého stavu. Výzvy se pak generují pouze u případů ve stejné kategorii a stavu.

Výzvy můžou být aktivovány automaticky a na jejich aktivaci může být navázána akce.

Příkladem akce může být zpoplatnění výzvy v kategorii Inkaso, kdy se před odesláním výzvy může zaúčtovat poplatek. Poplatek je zaúčtován jako další pohledávka, kde VS je RefNo případu, rozšířené o dvě cifry s nejmenší nepoužitou hodnotou (např. postupně 01, 02, 03,...). U takové pohledávky je jako dodavatel vyplněn dle nastavenení šablony buď dodavatel případu (viz popis Případu, typicky věřitel) nebo vaše společnost, objednatel je objednatel případu, datum vystavení i splatnosti je nastaveno na dnešní datum.

Lze nastavit také identitu osoby, pod kterou se má konkrétní výzva odeslat.

Lze použít např. pro zasílání výzev pod identitou právního zástupce (advokáta).

Počet dnů, kdy má být vygenerována výzva, je sice interně ukládán v hodinách (a lze jej zadat desetinným číslem), nicméně kontrola a odesílání se provádí pouze jednou denně.

Odesílání zpráv přes šablony

U šablony je možno specifikovat, jakým kanálem se má zasílat.

Dokud toto není nastaveno, implicitně jsou HTML šablony zasílány na e-mail, DOCX (nebo ODT) poštou a TXT soubory jako SMS.

Při odesílání zprávy se přihlíží na kanál, kterým zpráva odchází. Např.:

U e-mailů je šablona poslána v příloze, pokud není ve formátu TXT nebo HTML. Na žádost je možno nastavit, z jaké adresy mají e-maily odcházet, implicitně jde o výchozí e-mail Vaší registrace v systému (standardně e-mail prvního přihlašovacího účtu).

U dopisů je jako adresa odesílatele uvedena kontaktní adresa Vaší společnosti zadaná při registraci do systému. Adresa příjemce je jeho AdresaDoručovací, není-li vyplněna tak AdresaHlavní, není-li vyplněna ani ta tak AdresaSídlo. AdresaDalší použita není.

U datových zpráv lze zadat také pole Naše zn. a Vaše zn.

Některá pole jsou ignorována, např. u dopisů či SMS nelze zadávat předmět zprávy, u SMS nelze přikládat přílohy apod.

Lustrace - ověřování osob v CEE a dalších rejstřících

Uživatelský popis služby je ve prezentační části webu, obsahující rovněž technický popis jednotivých rejstříků.

Pro popis aplikačního rozhraní nás kontaktujte.

Řízení

Řízením se myslí soudní, exekuční nebo insolvenční řízení.

Řízení je vždy interně navázáno na nějaký případ, nicméně může jít o prázdný případ (bez vyplněného RefNo, více viz Služba Případy).

U řízení je evidována spisová značka, interně ukládána ve formě např.: "OSSEMOS:19NC82/2009", "EPR1612/2012", "117EX12/2008", "INS13/2008",...

Systém má omezení, že umožňuje evidovat řízení, pouze pokud má Váš zákaznícký účet vyplněn identifikátor vaší datové schránky. (Ten se vyplňuje během registrace automaticky).

Systém pravidelně na základě údajů z webu http://infosoud.justice.cz nebo http://isir.justice.cz aktualizuje stav řízení. Při aktivaci služby Řízení pak systém pravidelně o změnách v řízeních informuje e-mailem.

U řízení je možno evidovat tzv. specifický identifikátor soudního rozhodnutí nebo usnesení, umožňující automatizovaně stáhnout dokument včetně doložky právní moci (viz také "epr/infodokument"). PDF včetně doložky je pak u řízení uloženo (je možno ho stáhnout či přiložit k návrhu na exekuci).

Ůčtování

Popis účtování viz Případ - Účtování (příp. Management - Účtování).

Zobrazování údajů v tabulkách

Na mnoha místech v systému jsou zobrazovány údaje v tabulkách, namátkou případy, osoby, datové zprávy, pohledávky,...

Toto zobrazování má některé společné rysy.

U Řízení lze vyhledávat i podle části spisové značky.

U Případů se vyhledává dle RefNo nebo podle části krátkého jména osob, které jsou u případu evidovány. Na požádání lze také aktivovat režim podrobného hledání, více viz "pripad" -- Vyhledávání případů.

U Osob je vyhledáváno dle části jména.

U Pohledávky je vyhledáváno dle variabilního symbolu pohledávky.

Registrace Vaší společnosti v systému

Registrace Vaší společnosti v systému obsahuje veškeré Vaše nastavení, veškerá Vaše data a další fakturační, provozní a interní údaje systému.

Registrace je svázána s fakturačními údaji, není možno vytvořit více registrací se stejným fakturačním IČ.

U registrace je také evidováno ID Vaší datové schránky, a to pro službu Schránka a pro službu Řízení.

K jedné registraci (skupině) může mít přístup více uživatelů -- může být zřízeno více přístupových účtů (přihlašovací e-mail a heslo), pro každého pracovníka jeden. Přístupové údaje by neměly být sdíleny více uživateli (systém veškeré akce uživatelů eviduje k případnému dohledání, na přístupové údaje jsou evidována různá nastavení uživatelů, zobrazování novinek v dokumentaci apod.). Pro automatizované akce (např. přístup přes API) by měl být vytvořen nový přihlašovací účet (e-mail). Vytváření a rušení přístupových údajů je možný přes sekci Nastavení.

Údaje o Vaší identitě (společnosti) jsou v systému evidovány dvakrát -- jednou pro fakturační a interní potřeby, jednak jako osoba ve Vaší evidenci osob (viz Osoba). Tyto jsou použity například při odesílání dopisů pro nadepsání adresy odesílatele na obálku.

Výchozí e-mail

Výchozím e-mailem je e-mailová adresa prvního přihlašovacího účtu (uživatele), typicky uživatele, který provedl registraci společnosti do systému.

U uživatelů používajících pouze službu přeposílaní datových zpráv na e-mail (služba Email), je výchozím e-mailem adresa "ID-schránky" @ ispis.cz.

Fakturační e-mail

Fakturační e-mail je totožný s výchozím e-mailem. Na žádost je možno nastavit jinou adresu.

E-mail pro službu hlídání insolvencí

E-mail je totožný s výchozím e-mailem. Na žádost je možno nastavit jinou adresu nebo zasílání v kopii.

Adresa odesilatele výzev osobám

Při odesílání dopisů je jako adresa odesílatele použita adresa sídla z přihlašovacích údajů uživatele. Podobně při odesílání e-mailů je použit výchozí (první) e-mail uvedený při registraci účtu. Na žádost je možno nastavit adresy jiné.

Oprávnění uživatelů v systému

Přes sekci Nastavení je možno nastavovat oprávnění (role) jednotlivých uživatelů ve skupině.

Uživatel může mít role ve více skupinách (registracích společností v systému), v tom případě se může přepínat mezi skupinami (společnostmi) přes tlačítko Přepnout v menu vpravo nahoře.

Není-li řečeno jinak, uživatel má roli 'administrátor'.

Role jsou v systému předdefinovány, nicméně na požádání můžeme vytvořit roli na míru. Přes sekci Nastavení - Oprávnění lze ověřit, jaká přesně práva daný uživatel má.

Oprávnění uživatelů (roli) lze konfigurovat ve dvou úrovních. V první úrovni se nastavuje, zda uživatel smí:

  • číst údaje (prohlížet, stahovat)

  • měnit údaje (přidávat, upravovat, mazat)

  • spouštět akce (nevratné, externí, placené)

Tím lze jednoduše nastavit rámcové možnosti uživatele, např. že může číst, může měnit údaje, ale nesmí nic spouštět (odesílat dopisy, podávat el. platební rozkazy, provádět placené lustrace apod.)

Pro jemnější nastavení lze u každé kategorie omezit uživatele na zadaný výčet práv. Např. lze omezit, že sice může údaje měnit, ale má pouze právo "přidávat poznámky k případům".

U některých práv lze navíc nastavit omezení, na které objekty se toto právo vztahuje. Lze tak např. říct, že uživatel může přidávat poznámky, ale pouze k případům ve stavu Návštěva.

Speciálním omezením práva je omezení na skupinu věřitele. Takový uživatel (věřitel) smí pouze do případů "své" skupiny.