Dopis – Uživatelský manuál

O službě

Služba iSpis.cz Dopis umožňuje vygenerovat dokument dle zadané šablony a/nebo dokument odeslat, e-mailem, datovou schránkou nebo prostřednictvím České pošty.

Podporuje také hromadný režim generování a odesílání dokumentů.


Služba se hodí např. na:
  • Jednoduchou tvorbu běžných, často se opakujících kancelářských dokumentů (výzva, potvrzení, žádost, apod...)
  • Zasílání předžalobních upomínek.
  • Vytváření Návrhů na nařízení exekuce z el. platebních rozkazů.
  • Hromadné odesílání podání, oprav či doplnění na úřady či soudy.

Vše je automatizované a udělané tak, aby službu šlo jednoduše používat.

Vlastnosti služby

Služba Dopis má řadu unikátních rysů:
  • Šablonou může být naprosto cokoliv, např. výzva, upomínka, smlouva, nabídka, potvrzení, faktura, žádost, doplnění, návrh, apod, a to ve formátu běžného MS Word dokumentu.
  • Dokumenty jsou generovány na základě údajů zadaných v MS Excel tabulce.
  • Dokumenty je možno stáhnout, vytisknout, poslat na e-mail, do datové schránky nebo nechat zaslat Českou poštou.
  • Služba generování a odesílání na e-mail je zcela zdarma.
  • Zaslání poštou je zpoplatněno čáskou pouhých 13 Kč za obyčejné psaní či pouhých 29 Kč za doporučené.
  • V ceně je zahrnuto: jedna A4, barva, tisk, obálka, poštovné a práce, čili levněji, než Vaše celkové náklady na odeslání dopisu!

Služba podporuje několik různých pracovních postupů:

  • Vygenerování dokumentu ze šablony bez jeho odeslání.
  • Odeslání jednoho v MS Wordu předem připraveného dopisu.
  • Odeslání jednoho dokumentu spolu s dalšími přílohami.
  • Hromadné vygenerování dokumentů, bez jejich odeslání.
  • Odeslání množiny předem připravených dokumentů.
  • Integrace do vlastního IS umožňující generování/odesílání dokumentů na kliknutí.

Kromě toho u jiných služeb, např. Schránka či Řízení jsou často tlačítka vedoucí do služby Dopis, která slouží ke generování kontextových dokumentů, např. ke generování žádosti o vyznačení doložky vykonatelnosti, vygenerování návrhu na nařízení exekuce apod.

Krok: Úvod

Služba má charakter průvodce, vedoucího od zadání dopisů k jejich odeslání. Některé kroky je možné přeskočit.

Na úvodní stránce je potřeba zvolit, zda máte dokument či dokumenty už napsané nebo zda je teprv chcete vytvořit. Pokud už jsou napsané, kroky 1. Šablona a 2. Údaje přeskočíte a budete pokračovat krokem 3. Nahrát. Podobně pokud potřebujete dokument pouze vygenerovat bez jeho zaslání, kroky 4. Odeslat a Rozesláno nebudete pokračovat.

Krok: 1. Šablona

Pokud nechcete psát dopisy vždy ručně, můžete využít šablony. Šablonou je zcela běžný MS Word dokument.

Pro potřeby běžné kancelářské práce služba podporuje koncept tzv. šablon neboli také hromadné korenspondence.

Pro každý typově stejný dokument (jako může být např. výzva, upomínka, smlouva, nabídka,...) si můžete připravit tzv. šablonu. Šablona je zcela běžný dokument, avšak zbavený veškeré personifikace – zbaven všech textů, které se v dokumentech tohoto typu mění (např. jméno zákazníka, částka, datum,...). Místo konkrétních hodnot do dokumentu zapíšete pouze Vámi zvolené názvy těchto polí, např. Jméno, Částka, Datum... Název pole v MS Wordu zvýrazníte pomocí ikony . Tím služba Dopis pozná, které části dokumentu se mají měnit a bude místo nich dosazovat konkrétní hodnoty.

Některé názvy polí jsou speciální:

RefNo – povinné pole u hromadných podání – slouží jako Váš identifikátor dopisu
Nazev, Jmeno, Prijmeni, UliceCislo, PSC, Obec – adresa příjemce při odesílání poštou, tištěná na obálku a kontrolována na existenci

Takto připravenou šablonu nahrajte do systému. Systém umožňuje spravovat Vaše vzorové šablony na jednom místě – pokud si je takto jednorázově připravíte, ušetříte si nemálo zbytečné práce dobudoucna.

Pokud už šablonu máte hotovou, pro vygenerování dokumentu zvolte Vybrat.

Krok: 2. Údaje

Do zvolené šablony bude potřeba zadat údaje, podle kterých se má vyplnit.

Z polí, které jsou použity v šabloně, se připravil formulář pro ruční zadání údajů.

Pokud formulář vyplníte, systém na základě Vašich dat vyplní šablonu a v dalším kroku Vám ji nabídne ke stažení. Vygenerovaný dokument zkontrolujte. Pokud je potřeba v něm provést změny, dokument opravte, uložte k Vám do počítače a v dalším kroku jej do systému opět nahrajte.

Je dokument v pořádku, můžete krok Nahrát přeskočit kliknutím na Další....

Jiné možnosti vyplnění formuláře budou popsány níže.

Krok: 3. Nahrát

Pokud máte připraven dokument k odeslání, můžete jej nahrát pomocí Odeslání jednoho dopisu.

V tuto fázi máte možnost k dopisu přidat i další přílohy. Systém podporuje většinu běžných typů souborů.

Krok: 4. Odeslat

Odesílejte e-mailem, datovou schránkou nebo prostřednictvím České pošty, obyčejně či doporučeně!

Dokumenty můžete odeslat e-mailem, datovou schránkou či prostřednictvím České pošty.

V nastavení odesílání můžete využít hodnoty zadané ve formuláři, např. pokud v šabloně máte pole Email, můžete e-mail odeslat na tuto adresu, aniž byste jej museli znovu zadávat. Stačí ponechat v nastavení odesílání e-mailovou adresu příjemce na {Email}.

Podobně u datových schránek můžete použít pole IDSchranky, případně v předmětu zprávy použít jiná pole použitá v datech ({Spisovka}, {RefNo},...).

Pro odesílání přes datovou schránku musí mít společnost Sokordia, s.r.o. právo tzv. hostující spisové služby k odesílání datových zpráv. Více podrobností viz sekce Schránka nebo nás kontaktujte.

Při odesílání poštovních dopisů je možné zvolit, zda se mají adresy přetisknout z první stránky dokumentu, nebo zda adresu zapíšete ručně (lze využít data v tabulce). Při volbě přetisku z první stránky dokumentů je důležité zachovat správné rozměry – viz vzorová šablona.

Krok: Rozesláno

Služba Dopis eviduje rovněž všechny odeslané dopisy a slouží tak jako archiv odchozí pošty.

Je možné zobrazit si odeslané dopisy za zadané období, včetně možnosti stáhnout odeslané PDF soubory. U doporučeně odeslaných dopisů je možnost stažení PDF verze podacích lístků od České pošty.

Se službou Dopis a Datové zprávy na e-mail můžete pohodlně proměnit Vaši e-mailovou schránku na plnohodnotnou elektronickou poštovní knihu.

Služba navíc odeslaný dopis zašle i jako e-mail na Vaši e-mailovou adresu, včetně textu dopisu, podrobnostech o odeslání a podacího lístku. Ve Vašem e-mailu tak držíte přehled o všech Vámi odeslaných poštovních dopisech.

Hromadný režim generování dokumentů

Šablonu můžete zkombinovat s MS Excel tabulkou a odesílat tak dopisy hromadně!
Místo generování jednoho dokumentu dle ručně vyplněného formuláře služba umožňuje i hromadné generování dokumentů na základě tabulky.

Tato tabulka by měla obsahovat stejné sloupce, jako jsou jména polí použitých v šabloně. Služba pak ke každému řádku tabulky vygeneruje jeden dokument. V tabulce by měl být zejména speciální sloupec RefNo s Vaším identifikátorem řádku (dopisu, dokumentu, případu), který je systémem využit pro pojmenování dopisů a zpětnou kontrolu.

Alternativně služba podporuje tzv. grupování více dokumentů do jednoho dopisu, kdy spojí všechny řádky se stejnou hodnotou ve zvoleném poli.

Hromadný režim odesílání dokumentů

Služba také podporuje hromadné odesílání předem (mimo systém) připravených dopisů, jako např. vyúčtování, faktur,...

V tom případě je potřeba vložit ZIP soubor obsahující jednolivé dopisy. ZIP soubor by měl obsahovat buď pouze soubory nebo pouze podsložky. Pokud obsahuje pouze soubory, je každý soubor odeslán jako samostatný dopis. Pokud obsahuje pouze podsložky, je každá složka chápána jako jeden dopis, tvořený všemi dokumenty v podsložce.

Jména souborů (podsložek) by měly odpovídat jistému schematu pojmenování. Pokud jako Způsob pojmenování ponecháte hodnotu RefNo, bude jméno souboru (podsložky) použito jako RefNo – identifikátor dopisu.

Ze jmen souborů je však možné vytáhnout i další pole. Např. pokud chcete soubory např. rozeslat na různé soudy, pojmenujte jej RefNo_IDSchranky a pole {IDSchranky} v nastavení odesílání pak bude předvyplněno z názvu souboru.

K ZIPu můžete také přiložit další soubory – splečné přílohy, které se mají přiložit ke každému jednomu odesílanému dopisu.

Po hromadném odeslání dopisů systém umožňuje hromadně stáhnout odeslané PDF pro archivaci, případně v případě odeslání poštou také podací lístky. Tyto jsou vraceny jako ZIP obsahující soubory pojmenované dle Vašeho RefNo.

Integrace s vlastním IS

Službu lze také jednoduše integrovat do vlastního informačního systému.

Služba Dopis má jasně nadefinované URL schema pro generování či odesílání dopisů. Do vlastního IS tak můžete na vhodná místa zapracovat např. tlačítka, po jejímž kliknutí je uživatel z Vašeho IS přenesen do prostředí služby Dopis, kde už má připravenou šablonu a předvyplněná data. Uživatel tak může vygenerovaný dokument bez přepisování dat rovnou odeslat.

Poznámky

Pro více informací či v případě jakékoliv nejasnosti nás kontaktujte.

    » Popis služby     » Ceník služby